Hvad gør en kontorassistent / receptionist?
En kontorassistent / receptionist er typisk ansvarlig for front office-opgaver i en virksomhed eller organisation. Receptionisten kontrollerer normalt adgangen til kontoret ved at hilse gæster, underrette medarbejderne om besøgende og arbejde med leveringsfolk og entreprenører. Derudover kan kontorassistenten være ansvarlig for en række kontoradministrationsopgaver såsom styring af regneark, korrespondance og bestilling af kontorartikler. Afhængig af organisationens størrelse og antallet af medarbejdere, den har, kan kontorassistenten / receptionisten også fungere som en personlig eller administrativ assistent for en eller flere af en virksomheds ledere eller ledere.
Mens mange kontorer nu er afhængige af stemmemailsystemer for at besvare telefoner og rute opkald til den relevante arbejdstager, ansætter mange stadig en kontorassistent / receptionist til at styre telefonsystemet og til at tale med opkaldere, der har svært ved at bruge det. Receptionister udfører også den opgave, der fører tilsyn med receptionen, også kendt som ventepladsen eller lokalet, hvor besøgende normalt kommer ind i. En traditionel kontorassistent / receptionist tager typisk ansvar for at sikre sig, at en besøgende bliver annonceret til de mennesker, som han eller hun besøger, eller, hvis besøgende er en leveringsperson, vil receptionisten normalt underskrive for pakker og lade modtagerne vide om deres ankomst. En kontorassistent / receptionist kan også være ansvarlig for at informere "walk-in" kunder om en virksomheds tjenester og kan også planlægge aftaler mellem klienter og ansatte.
Virksomheder med et relativt lille kontorstøttepersonale kan kræve en kontorassistent / receptionist til at påtage sig andre roller i virksomheden. I en meget lille organisation, eller en med et meget sparsomt budget, kan receptionisten også fungere som kontorleder. Han eller hun kan være ansvarlig for at sikre, at kontoret fungerer godt ved at genopbevare forsyninger og overvåge ydelsen på kontormaskiner, såsom kopimaskiner, faxmaskiner og endda computere. Kontorassistenten / receptionisten med disse ansvarsområder vil typisk kontakte og arbejde med reparationsfolk og andre entreprenører, der muligvis har brug for at udføre arbejde på kontorlokalet eller bygningen. Andre fælles ansvarsområder inkluderer begivenhedsplanlægning, rejseplanlægning og i nogle tilfælde styring af generel kontorkommunikation, såsom underretninger om helligdage, særlige begivenheder og sikkerhedshensyn.
Kvalifikationerne for at blive kontorassistent varierer afhængigt af de færdigheder, der er nødvendige for at tiltræde en stilling i en bestemt virksomhed. I mange tilfælde kan kontoransatte få deres færdigheder på jobbet eller gennemføre et erhvervsuddannelsesprogram, der giver dem en grundlæggende forståelse af procedurerne for kontoradministration. Andre muligheder inkluderer at tage efter- og voksenundervisningskurser i forskellige softwarepakker, forretningsskrivning og kommunikation og protokol.