Hvad gør en kontorassistent/receptionist?
En kontorassistent/receptionist er typisk ansvarlig for front office -opgaver i en virksomhed eller organisation. Receptionisten kontrollerer normalt adgangen til kontoret ved at hilse gæster, underrette medarbejderne om besøgende og arbejde med leveringsfolk og entreprenører. Derudover kan kontorassistenten være ansvarlig for en række kontoradministrationsopgaver, såsom styring af regneark, korrespondance og bestilling af kontorartikler. Afhængig af størrelsen på organisationen og antallet af ansatte, den har, kan kontorassistenten/receptionisten også fungere som en personlig eller administrativ assistent for en eller flere af en virksomheds ledere eller ledere.
Mens mange kontorer nu er afhængige af telefonsvarer til at besvare telefoner og ruteopkaldere til den relevante arbejdstager, anvender mange stadig en kontorassistent/receptionist til at styre telefonsystemet og til at tale med opkaldere, der har svært ved at bruge det. Receptionister udfører også opgaven med at føre tilsyn med modtagelsesområdet, ogsåKendt som venteplads eller værelse, hvor besøgende normalt kommer ind i. En traditionel kontorassistent/receptionist vil typisk tage ansvar for at sikre, at en besøgende annonceres til de mennesker, som han eller hun besøger, eller hvis besøgende er en leveringsperson, vil receptionisten normalt underskrive for pakker og lade modtagerne vide om deres ankomst. En kontorassistent/receptionist kan også være ansvarlig for at informere "walk-in" -kunder om en virksomheds tjenester og kan også planlægge aftaler mellem klienter og ansatte.
Virksomheder med et relativt lille kontorstøttepersonale kan kræve, at en kontorassistent/receptionist overtager andre roller inden for virksomheden. I en meget lille organisation, eller en med et meget sparsomt budget, kan receptionisten også tjene som kontorchef. Han eller hun er muligvis ansvarlig for at sikre, at kontoret fungerer godt ved at genoplive forsyningerog overvågning af kontormaskinernes ydelse, såsom kopimaskiner, faxmaskiner og endda computere. Kontorassistenten/receptionisten med dette ansvar vil typisk kontakte og arbejde med reparationsfolk såvel som andre entreprenører, der muligvis har brug for at udføre arbejde på kontorlokalet eller bygningen. Andre almindelige ansvarsområder inkluderer planlægning af begivenheder, rejseplanlægning og i nogle tilfælde styring af generelle kontorkommunikation, såsom meddelelser om helligdage, særlige begivenheder og sikkerhedshensyn.
Kvalifikationer til at blive kontorassistent varierer afhængigt af de færdigheder, der er nødvendige for at påtage sig en stilling inden for et bestemt selskab. I mange tilfælde kan kontorarbejdere få deres færdigheder på jobbet eller gennemføre et erhvervsuddannelsesprogram, der giver dem en grundlæggende forståelse af kontoradministrationsprocedurer. Andre muligheder inkluderer at tage fortsat og voksenuddannelseskurser i forskellige softwarepakker, forretningsskrivning og kommunikation og ProtOcol.