Wat doet een kantoorassistent/receptioniste?
Een kantoorassistent/receptioniste is doorgaans verantwoordelijk voor front office taken in een bedrijf of organisatie. De receptioniste regelt meestal de toegang tot het kantoor door gasten te begroeten, werknemers van bezoekers te informeren en samen te werken met bezorgers en aannemers. Bovendien kan de kantoorassistent verantwoordelijk zijn voor een aantal kantooradministratie -taken, zoals het beheren van spreadsheets, correspondentie en het bestellen van kantoorbenodigdheden. Afhankelijk van de grootte van de organisatie en het aantal werknemers dat het heeft, kan de kantoorassistent/receptioniste ook optreden als een persoonlijke of administratieve assistent voor een of meer van de leidinggevenden of managers van een bedrijf.
Hoewel veel kantoren nu vertrouwen op voicemailsystemen om telefoons te beantwoorden en bellers naar de relevante werknemer te routeren, hebben velen nog steeds een kantoorassistent/receptioniste in dienst om het telefoonsysteem te beheren en te spreken met bellers die moeite hebben om het te gebruiken. Receptionisten voeren ook de taak uit die toezicht houdt op het ontvangstgebied, ookBekend als de wachtruimte of kamer, waarin bezoekers meestal binnenkomen. Een traditionele kantoorassistent/receptioniste zal doorgaans de verantwoordelijkheid nemen om ervoor te zorgen dat een bezoeker wordt aangekondigd aan de mensen die hij of zij bezoekt of, als de bezoeker een bezorger is, de receptioniste meestal voor pakketten ondertekent en ontvangers hun aankomst laten weten. Een kantoorassistent/receptioniste kan ook verantwoordelijk zijn voor het informeren van "walk-in" -klanten over de diensten van een bedrijf en kan ook afspraken maken tussen klanten en werknemers.
Bedrijven met een relatief klein personeel voor kantoorondersteuning kunnen van een kantoorassistent/receptioniste vereisen dat ze andere rollen binnen het bedrijf op zich nemen. In een zeer kleine organisatie, of een met een zeer zuinig budget, kan de receptioniste ook als officemanager dienen. Hij of zij kan verantwoordelijk zijn om ervoor te zorgen dat het kantoor goed functioneert door benodigdheden aan te vullenen het monitoren van de prestaties van kantoormachines, zoals kopieerapparaten, faxmachines en zelfs computers. De kantoorassistent/receptioniste met deze verantwoordelijkheden zal doorgaans contact opnemen met en werken met reparatieprofessionals en andere aannemers die mogelijk werk moeten verrichten op de kantoorruimte of het bouwen. Andere veel voorkomende verantwoordelijkheden zijn evenementenplanning, reisplanning en, in sommige gevallen, het beheren van algemene kantoorcommunicatie, zoals meldingen over vakanties, speciale evenementen en veiligheidsoverwegingen.
De kwalificaties om een kantoorassistent te worden, variëren afhankelijk van de vaardigheden die nodig zijn om een functie binnen een bepaald bedrijf in te nemen. In veel gevallen kunnen kantoormedewerkers hun vaardigheden opdoen op het werk of een beroepsopleidingsprogramma voltooien dat hen een basiskennis biedt van procedures voor kantoorbeheer. Andere opties zijn het volgen van doorlopende en volwasseneneducatie lessen in verschillende softwarepakketten, zakelijk schrijven en communicatie en protocol.