Wat doet een Office-assistent / receptionist?

Een kantoorassistent / receptionist is meestal verantwoordelijk voor front office-taken in een bedrijf of organisatie. De receptioniste beheert meestal de toegang tot het kantoor door gasten te begroeten, medewerkers op de hoogte te stellen van bezoekers en te werken met bezorgers en aannemers. Bovendien kan de kantoorassistent verantwoordelijk zijn voor een aantal kantooradministratietaken, zoals het beheren van spreadsheets, correspondentie en het bestellen van kantoorbenodigdheden. Afhankelijk van de grootte van de organisatie en het aantal werknemers dat het heeft, kan de kantoorassistent / receptionist ook optreden als een persoonlijke of administratieve assistent van een of meer leidinggevenden of managers van een bedrijf.

Terwijl veel kantoren nu vertrouwen op voicemailsystemen om telefoons te beantwoorden en bellers naar de betreffende medewerker te leiden, hebben velen nog steeds een kantoorassistent / receptionist in dienst om het telefoonsysteem te beheren en te spreken met bellers die problemen hebben met het gebruik ervan. Receptionisten voeren ook de taak uit die toezicht houdt op de receptie, ook bekend als de wachtruimte of kamer, waar bezoekers meestal binnenkomen. Een traditionele kantoorassistent / receptionist neemt meestal de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat een bezoeker wordt aangekondigd bij de mensen die hij of zij bezoekt, of, als de bezoeker een bezorger is, de receptionist meestal tekent voor pakketten en de ontvangers op de hoogte stelt aankomst. Een kantoorassistent / receptioniste kan ook verantwoordelijk zijn voor het informeren van "inloopklanten" over de diensten van een bedrijf en kan ook afspraken plannen tussen klanten en werknemers.

Bedrijven met een relatief klein kantoorondersteunend personeel kunnen van een kantoorassistent / receptionist verlangen dat hij andere rollen binnen het bedrijf op zich neemt. In een zeer kleine organisatie, of een organisatie met een zeer zuinig budget, kan de receptionist ook als officemanager dienen. Hij of zij kan verantwoordelijk zijn voor het goed functioneren van het kantoor door voorraden aan te vullen en de prestaties van kantoormachines, zoals kopieerapparaten, faxapparaten en zelfs computers, te bewaken. De kantoorassistent / receptioniste met deze verantwoordelijkheden neemt doorgaans contact op met en werkt samen met reparatieprofessionals en andere aannemers die mogelijk werkzaamheden aan de kantoorruimte of het gebouw moeten uitvoeren. Andere veel voorkomende verantwoordelijkheden zijn evenementenplanning, reisplanning en, in sommige gevallen, het beheren van algemene kantoorcommunicatie, zoals meldingen over vakanties, speciale evenementen en veiligheidsoverwegingen.

De kwalificaties om een ​​kantoorassistent te worden, variëren afhankelijk van de vaardigheden die nodig zijn om een ​​functie binnen een bepaald bedrijf aan te nemen. In veel gevallen kunnen kantoormedewerkers hun vaardigheden op het werk opdoen of een beroepsopleidingsprogramma volgen dat hen een basiskennis van de procedures voor kantoorbeheer biedt. Andere opties zijn het volgen van lessen voor permanente educatie en volwasseneneducatie in verschillende softwarepakketten, zakelijk schrijven en communicatie en protocol.