Co dělá pomocník / recepční v kanceláři?
Kancelářský asistent / recepční je obvykle zodpovědný za povinnosti front office v podniku nebo organizaci. Recepční obvykle kontroluje přístup do kanceláře pozdravem hostů, informováním zaměstnanců návštěvníků a prací s doručovateli a dodavateli. Kromě toho může být administrativní pracovník odpovědný za řadu úkolů správy kanceláře, jako je správa tabulek, korespondence a objednávání kancelářských potřeb. V závislosti na velikosti organizace a počtu zaměstnanců, které má, může kancelářský asistent / recepční také jednat jako osobní nebo administrativní asistent jednoho nebo více vedoucích pracovníků nebo vedoucích pracovníků společnosti.
Zatímco mnoho kanceláří nyní spoléhá na systémy hlasové pošty při odpovídání na telefony a směrování volajících k příslušnému pracovníkovi, mnoho z nich stále zaměstnává kancelářského asistenta / recepční, aby spravoval telefonní systém a mluvil s volajícími, kteří mají potíže s jeho používáním. Recepční také vykonávají úkol dohlížející na recepci, známou také jako čekárna nebo místnost, do které návštěvníci obvykle vstupují. Tradiční administrativní asistent / recepční obvykle přebírá odpovědnost za to, že návštěvník bude informován o lidech, které navštěvuje, nebo, pokud je návštěvník doručovatelem, recepční obvykle podepíše balíčky a informuje příjemce o jejich příjezd. Kancelářský asistent / recepční může být rovněž odpovědný za informování „chodících“ zákazníků o službách společnosti a může také naplánovat schůzky mezi klienty a zaměstnanci.
Podniky s relativně malým pomocným kancelářským personálem mohou vyžadovat, aby pomocný pracovník / recepční převzal jiné role ve společnosti. Ve velmi malé organizaci nebo v organizaci s velmi skromným rozpočtem může recepční sloužit také jako vedoucí kanceláře. Může být odpovědný za zajištění dobrého fungování kanceláře doplňováním zásob a sledováním výkonu kancelářských strojů, jako jsou kopírky, faxy a dokonce i počítače. Administrativní pracovník / recepční s těmito povinnostmi bude obvykle kontaktovat a pracovat s odborníky na opravy, jakož is dalšími dodavateli, kteří mohou potřebovat provést práci v kancelářských prostorech nebo budovách. Mezi další společné povinnosti patří plánování událostí, plánování cest av některých případech řízení komunikace v kanceláři, jako jsou oznámení o svátcích, zvláštní události a bezpečnostní aspekty.
Kvalifikace stát se kancelářským asistentem se liší v závislosti na dovednostech nutných k tomu, aby si člověk získal pozici v konkrétní společnosti. V mnoha případech mohou administrativní pracovníci získat své dovednosti v práci nebo absolvovat program odborného vzdělávání, který jim poskytne základní znalosti o administrativních postupech. Mezi další možnosti patří absolvování kurzů dalšího vzdělávání a vzdělávání dospělých v různých softwarových balíčcích, obchodní psaní a komunikace a protokol.