Co dělá kancelářský asistent/recepční?

Asistent/recepční kancelář je obvykle odpovědný za povinnosti front office v podnikání nebo organizaci. Recepční obvykle ovládá přístup do kanceláře tím, že pozdraví hosty, informuje zaměstnance o návštěvníky a pracuje s doručovacími lidmi a dodavateli. Asistent kanceláře může být navíc odpovědný za řadu úkolů správy kanceláře, jako je správa tabulek, korespondence a objednávání kancelářských potřeb. V závislosti na velikosti organizace a počtu zaměstnanců, které má, může asistent/recepční kancelář působit také jako osobní nebo administrativní asistent jednoho nebo více vedoucích pracovníků nebo manažerům společnosti.

Zatímco mnoho kanceláří se nyní spoléhá na systémy hlasové pošty, aby odpovídaly na telefony a směrovaly volající k relevantnímu pracovníkovi, mnoho z nich stále zaměstnává kancelářského asistenta/recepční, aby správně spravoval telefonní systém a mluvil s volajícími, kteří mají potíže s jeho používáním. Recepční také provádějí úkol, který dohlíží na oblast recepce, takéZnámý jako čekárna nebo místnost, do kterého obvykle vstupují návštěvníci. Tradiční kancelářský asistent/recepční bude obvykle převzít odpovědnost za zajištění toho, aby byl návštěvník vyhlášen lidem, které navštěvuje, nebo, pokud je návštěvník doručovanou osobou, recepční obvykle podepíše balíčky a informuje příjemce o jejich příjezdu. Asistent/recepční kancelář může být také zodpovědný za informování zákazníků o službách společnosti a může také naplánovat schůzky mezi klienty a zaměstnanci.

Podniky s relativně malým personálem podpory kanceláře mohou vyžadovat, aby asistent kanceláře/recepční převzal další role ve společnosti. Ve velmi malé organizaci nebo v oblasti s velmi skromným rozpočtem může recepční také sloužit jako vedoucí kanceláře. Může být zodpovědný za zajištění toho, aby kancelář dobře fungovala doplňováním zásoba monitorování výkonu kancelářských strojů, jako jsou kopírky, faxové stroje a dokonce i počítače. Asistent kanceláře/recepční s těmito povinnostmi bude obvykle kontaktovat a spolupracovat s odborníky na opravy i dalšími dodavateli, kteří možná budou muset vykonávat práci na kancelářských prostorech nebo budově. Mezi další společné odpovědnosti patří plánování událostí, plánování cestování a v některých případech správa obecné komunikace v kanceláři, jako jsou oznámení o svátcích, zvláštních akcích a bezpečnostních úvahách.

Kvalifikace, která se stane kancelářským asistentem, se liší podle dovedností nezbytných k převzetí pozice v rámci konkrétní společnosti. V mnoha případech mohou kancelářští pracovníci získat své dovednosti v práci nebo dokončit program odborného vzdělávání, který jim poskytuje základní porozumění postupům správy kanceláře. Mezi další možnosti patří absolvování a vzdělávací třídy pro dospělé v různých softwarových balíčcích, obchodní psaní a komunikaci a protOcol.