Co robi asystent / recepcjonista biurowy?
Asystent / recepcjonista biurowy jest zazwyczaj odpowiedzialny za obowiązki front office w firmie lub organizacji. Recepcjonista zwykle kontroluje dostęp do biura, witając gości, powiadamiając pracowników o odwiedzających i współpracując z dostawcami i kontrahentami. Ponadto asystent biurowy może być odpowiedzialny za szereg zadań administracyjnych, takich jak zarządzanie arkuszami kalkulacyjnymi, korespondencję i zamawianie materiałów biurowych. W zależności od wielkości organizacji i liczby zatrudnionych pracowników, asystent / recepcjonista biurowy może również działać jako asystent osobisty lub administracyjny jednego lub więcej członków kierownictwa lub menedżerów firmy.
Podczas gdy wiele biur polega obecnie na systemach poczty głosowej, aby odbierać telefony i kierować osoby dzwoniące do odpowiedniego pracownika, wiele nadal zatrudnia asystenta / recepcjonistę w biurze do zarządzania systemem telefonicznym i do rozmowy z osobami dzwoniącymi, które mają trudności z korzystaniem z niego. Recepcjoniści wykonują również zadanie nadzorowania recepcji, znanej również jako poczekalnia lub pokój, do którego zwykle wchodzą goście. Tradycyjny asystent / recepcjonista biurowy zazwyczaj bierze na siebie odpowiedzialność za zapewnienie, że odwiedzający zostanie ogłoszony osobom, które odwiedza, lub, jeśli gość jest dostawcą, recepcjonista zwykle podpisuje paczki i informuje odbiorców o ich przyjazd. Asystent / recepcjonista biurowy może być również odpowiedzialny za informowanie klientów wchodzących o usługach firmy, a także może planować spotkania między klientami a pracownikami.
Firmy z relatywnie małym personelem pomocniczym mogą wymagać asystenta / recepcjonisty, który obejmie inne role w firmie. W bardzo małej organizacji lub o bardzo oszczędnym budżecie recepcjonista może również pełnić funkcję kierownika biura. Może on być odpowiedzialny za zapewnienie prawidłowego funkcjonowania biura poprzez uzupełnianie zapasów materiałów eksploatacyjnych i monitorowanie wydajności urządzeń biurowych, takich jak kopiarki, faksy, a nawet komputery. Asystent biurowy / recepcjonista z tymi obowiązkami zazwyczaj skontaktuje się z profesjonalistami zajmującymi się naprawami oraz innymi wykonawcami, którzy mogą być zmuszeni do wykonania pracy na powierzchni biurowej lub w budynku i współpracować z nimi. Inne wspólne obowiązki obejmują planowanie wydarzeń, planowanie podróży, a w niektórych przypadkach zarządzanie ogólną komunikacją biurową, taką jak powiadomienia o wakacjach, wydarzeniach specjalnych i względach bezpieczeństwa.
Kwalifikacje na stanowisko asystenta biurowego różnią się w zależności od umiejętności niezbędnych do objęcia stanowiska w konkretnej firmie. W wielu przypadkach pracownicy biurowi mogą zdobyć umiejętności w miejscu pracy lub ukończyć program szkolenia zawodowego, który zapewni im podstawową wiedzę na temat procedur administracji biurowej. Inne opcje obejmują udział w kursach ustawicznych i edukacyjnych dla dorosłych w różnych pakietach oprogramowania, pisanie dokumentów biznesowych oraz komunikację i protokół.