Co robi asystent/recepcjonista biurowy?
Asystent/recepcjonistka biurowa jest zazwyczaj odpowiedzialna za obowiązki frontowe w firmie lub organizacji. Recepcjonistka zwykle kontroluje dostęp do biura, witając gości, powiadamiając pracowników o odwiedzających i współpracując z osobami dostawnymi i kontrahentami. Ponadto asystent biurowy może być odpowiedzialny za szereg zadań administracji biurowych, takich jak zarządzanie arkuszami kalkulacyjnymi, korespondencja i zamawianie materiałów biurowych. W zależności od wielkości organizacji i liczby jej pracowników, asystent/recepcjonista biurowy może również działać jako asystent osobisty lub administracyjny jednego lub więcej menedżerów firmy lub menedżerów.
Podczas gdy wiele biur polegało teraz na systemach poczty głosowej, aby odbierać telefony i prowadzić dzwoniących do odpowiedniego pracownika, wielu nadal zatrudnia asystenta/recepcjonistę biurowego do zarządzania systemem telefonicznym i rozmowy z dzwoniącymi, którzy mają trudności z jego używaniem. Recepcjonistowie wykonują również zadanie nadzorujące obszar recepcji,Znany jako poczekalnia lub pokój, do którego zwykle wchodzą goście. Tradycyjny asystent/recepcjonista biurowy zazwyczaj bierze odpowiedzialność za upewnienie się, że odwiedzający został ogłoszony osobom, które odwiedza lub, jeśli odwiedzający jest osobą dostawczą, recepcjonistka zazwyczaj podpisuje pakiety i poinformuje odbiorców o ich przybyciu. Asystent/recepcjonistka biurowa może być również odpowiedzialna za informowanie klientów „walczących” o usługach firmy, a także może zaplanować spotkania między klientami i pracownikami.
Firmy ze stosunkowo niewielkim personelem wsparcia biurowym mogą wymagać od asystenta biurowego/recepcjonistów przyjęcia innych ról w firmie. W bardzo małej organizacji lub takiej o bardzo oszczędnym budżecie recepcjonistka może również służyć jako kierownik biura. Może być odpowiedzialny za zapewnienie dobrze funkcjonowania biura poprzez uzupełnienie zapasóworaz monitorowanie wydajności maszyn biurowych, takich jak kopiarki, faks, a nawet komputery. Asystent/recepcjonistka biurowa z tymi obowiązkami zazwyczaj kontaktuje się i współpracuje z profesjonalistami naprawczymi, a także innymi kontrahentami, którzy mogą potrzebować wykonywać prace nad powierzchnią biurową lub budynkiem. Inne wspólne obowiązki obejmują planowanie wydarzeń, planowanie podróży, aw niektórych przypadkach zarządzanie ogólną komunikacją biurową, takie jak powiadomienia o wakacjach, wydarzenia specjalne i względy bezpieczeństwa.
Kwalifikacje do zostania asystentem biurowym różnią się w zależności od umiejętności niezbędnych do objęcia stanowiska w danej firmie. W wielu przypadkach pracownicy biurowi mogą zdobyć swoje umiejętności w pracy lub ukończyć program szkolenia zawodowego, który zapewnia im podstawowe zrozumienie procedur administracji biurowej. Inne opcje obejmują kontynuowanie zajęć edukacyjnych i dorosłych w różnych pakietach oprogramowania, pisanie biznesowe i komunikacja i protOcol.