Qu'est-ce que l'échange de données informatisé?
L'échange de données informatisé est un outil utilisé pour faciliter le transfert de données entre deux systèmes distincts. Plusieurs règles et protocoles entourant ce type d'échange de données doivent être préalablement coordonnés. La raison la plus courante de la mise en place d’un échange de données informatisé est de fournir un moyen sûr et peu coûteux de fournir des informations sensibles à un client ou à un partenaire commercial. Ce type de transfert de données est souvent utilisé dans les secteurs bancaire, gouvernemental ou autres où beaucoup de détails sont nécessaires.
Pour créer un échange de données informatisé, le fournisseur et le destinataire doivent être en communication fréquente. Ce type de projet nécessite généralement de quatre à six semaines d'efforts dévoués des deux côtés. Chaque partie doit constituer une équipe de projet comprenant un développeur ou un programmeur expérimenté avec le logiciel qui recevra ou transmettra le fichier de données. De plus, le personnel de sécurité ou d’infrastructure est souvent appelé à déterminer comment les informations seront échangées et quels protocoles de sécurité doivent être en place, des deux côtés.
La première étape du développement d’un échange de données informatisé consiste à identifier le format et la présentation du fichier à transmettre. Cela inclut les données exactes qui seront fournies dans le fichier, la date d'entrée en vigueur et la fréquence à laquelle le fichier sera envoyé. Par exemple, un fichier de données de livres achetés par une bibliothèque à un éditeur doit inclure le numéro d'identification, la quantité, le montant, la devise, la date d'achat, le numéro de compte client et un identificateur de fichier unique. Le format peut varier, mais il s’agit souvent de valeurs séparées par des virgules (CSV) ou de texte (TXT).
Une fois le format confirmé, la disposition des données doit être revue. Dans un échange de données informatisé, le fichier est généralement téléchargé directement dans un système informatique. Un programme est requis pour traduire chaque colonne de données du fichier dans le champ approprié. Cette traduction prend souvent beaucoup de temps, en particulier pour le premier fichier. Une fois qu'un modèle est établi, le processus avance beaucoup plus rapidement.
La sécurité du fichier et l'accès aux différents systèmes constituent le prochain problème à résoudre. Ceci est généralement réalisé par la création d’un site de transfert de fichiers ou FTP. Ce site n'est en réalité qu'un lecteur réseau accessible via Internet. Un nom d'utilisateur et un mot de passe sont fournis à l'expéditeur, qui peut ensuite télécharger le fichier selon les besoins. Le destinataire est informé de la disponibilité d'un fichier et peut ensuite le télécharger du site et le télécharger dans le système principal.