Was ist elektronischer Datenaustausch?
Der elektronische Datenaustausch ist ein Tool, mit dem der Datenaustausch zwischen zwei getrennten Systemen erleichtert wird. Für diese Art des Datenaustauschs gelten verschiedene Regeln und Protokolle, die im Voraus abgestimmt werden müssen. Der häufigste Grund für die Einrichtung eines elektronischen Datenaustauschs besteht darin, einem Kunden oder Geschäftspartner auf sichere und kostengünstige Weise vertrauliche Informationen zur Verfügung zu stellen. Diese Art der Datenübertragung ist häufig in Banken, Behörden oder anderen Branchen anzutreffen, in denen sehr viele Details erforderlich sind.
Um einen elektronischen Datenaustausch herzustellen, müssen Lieferant und Empfänger häufig miteinander kommunizieren. Diese Art von Projekt erfordert in der Regel vier bis sechs Wochen intensiven Einsatz auf beiden Seiten. Jede Seite sollte ein Projektteam zusammenstellen, das einen Entwickler oder Programmierer umfasst, der mit der Software, die die Datendatei empfängt oder überträgt, vertraut ist. Darüber hinaus müssen Sicherheits- oder Infrastrukturmitarbeiter häufig festlegen, wie die Informationen ausgetauscht werden und welche Sicherheitsprotokolle auf beiden Seiten vorhanden sein müssen.
Der erste Schritt bei der Entwicklung eines elektronischen Datenaustauschs besteht darin, das Format und das Layout der zu übertragenden Datei zu bestimmen. Dies beinhaltet die genauen Daten, die in der Datei bereitgestellt werden, das Datum des Inkrafttretens und wie oft die Datei gesendet wird. Beispielsweise muss eine Datendatei von Büchern, die von einer Bibliothek bei einem Verlag gekauft wurden, die Identifikationsnummer, die Menge, den Betrag, die Währung, das Kaufdatum, die Kundenkontonummer und eine eindeutige Dateikennung enthalten. Das Format kann variieren, es handelt sich jedoch häufig um kommagetrennte Werte (CSV) oder Text (TXT).
Sobald das Format bestätigt wurde, muss das Layout der Daten überprüft werden. Bei einem elektronischen Datenaustausch wird die Datei normalerweise direkt in ein Computersystem hochgeladen. Ein Programm ist erforderlich, um jede Datenspalte in der Datei in das richtige Feld zu übersetzen. Diese Übersetzung ist oft sehr zeitaufwendig, insbesondere für die erste Datei. Sobald eine Vorlage erstellt wurde, verläuft der Vorgang viel schneller.
Die Sicherheit der Datei und der Zugriff auf die verschiedenen Systeme ist das nächste Problem, das angegangen werden muss. Dies wird am häufigsten durch die Erstellung einer Dateiübertragungssite oder eines FTP-Servers erreicht. Diese Seite ist eigentlich nur ein Netzlaufwerk, auf das über das Internet zugegriffen werden kann. Der Absender erhält einen Benutzernamen und ein Kennwort, mit denen er die Datei nach Bedarf hochladen kann. Der Empfänger wird benachrichtigt, dass eine Datei verfügbar ist. Anschließend kann er die Datei von der Site herunterladen und in das Hauptsystem hochladen.