Co to jest elektroniczna wymiana danych?

Elektroniczna wymiana danych jest narzędziem służącym do ułatwienia przekazywania danych między dwoma oddzielnymi systemami. Istnieje szereg zasad i protokołów dotyczących tego rodzaju wymiany danych, które należy wcześniej koordynować. Najczęstszym powodem ustanowienia elektronicznej wymiany danych jest zapewnienie bezpiecznego, taniego sposobu dostarczania poufnych informacji klientowi lub partnerowi biznesowemu. Ten typ przesyłania danych często występuje w bankowości, administracji publicznej lub innych branżach, w których wymagana jest duża ilość szczegółów.

Aby utworzyć elektroniczną wymianę danych, dostawca i odbiorca muszą być w częstej komunikacji. Ten typ projektu zazwyczaj zajmuje od czterech do sześciu tygodni poświęcony wysiłek obu stron. Każda ze stron powinna zbudować zespół projektowy, w skład którego wejdzie programista lub programista mający doświadczenie z oprogramowaniem, które będzie odbierać lub przesyłać plik danych. Ponadto pracownicy ochrony lub infrastruktury są często zobowiązani do ustalenia, w jaki sposób informacje będą wymieniane oraz jakie protokoły bezpieczeństwa muszą być wdrożone po obu stronach.

Pierwszym krokiem w opracowaniu elektronicznej wymiany danych jest identyfikacja formatu i układu pliku, który ma zostać przesłany. Obejmuje to dokładne dane, które zostaną dostarczone w pliku, datę wejścia w życie oraz częstotliwość wysyłania pliku. Na przykład plik danych książek zakupionych przez bibliotekę od wydawcy musi zawierać numer identyfikacyjny, ilość, kwotę, walutę, datę zakupu, numer konta klienta i unikalny identyfikator pliku. Format może się różnić, ale często są to wartości rozdzielane przecinkami (CSV) lub tekst (TXT).

Po potwierdzeniu formatu należy sprawdzić układ danych. W elektronicznej wymianie danych plik jest zwykle przesyłany bezpośrednio do systemu komputerowego. Wymagany jest program do przetłumaczenia każdej kolumny danych w pliku na właściwe pole. To tłumaczenie jest często dość czasochłonne, szczególnie w przypadku pierwszego pliku. Po ustanowieniu szablonu proces przebiega znacznie szybciej.

Bezpieczeństwo pliku i dostęp do różnych systemów to kolejna kwestia, którą należy rozwiązać. Najczęściej osiąga się to poprzez utworzenie witryny do przesyłania plików lub FTP. Ta strona to tak naprawdę dysk sieciowy dostępny przez Internet. Nazwa użytkownika i hasło są przekazywane do nadawcy, który może następnie wgrać plik zgodnie z wymaganiami. Odbiorca jest powiadamiany, że plik jest dostępny, a następnie jest w stanie pobrać plik ze strony i przesłać go do głównego systemu.