Wat is elektronische gegevensuitwisseling?

Elektronische gegevensuitwisseling is een hulpmiddel om het doorgeven van gegevens tussen twee afzonderlijke systemen te vergemakkelijken. Er zijn verschillende regels en protocollen rond dit soort gegevensuitwisseling die vooraf moeten worden gecoördineerd. De meest voorkomende reden voor het opzetten van een elektronische gegevensuitwisseling is om een ​​veilige, goedkope manier te bieden om gevoelige informatie aan een klant of zakenpartner te verstrekken. Dit type gegevensoverdracht wordt vaak aangetroffen in banken, de overheid of andere industrieën waar veel detail vereist is.

Om een ​​elektronische gegevensuitwisseling te creëren, moeten de leverancier en de ontvanger regelmatig communiceren. Dit type project vergt doorgaans vier tot zes weken van toegewijde inspanning aan beide kanten. Elke partij moet een projectteam samenstellen met een ontwikkelaar of programmeur die ervaring heeft met de software die het gegevensbestand zal ontvangen of verzenden. Bovendien is vaak beveiligings- of infrastructuurpersoneel vereist om te bepalen hoe de informatie wordt uitgewisseld en welke beveiligingsprotocollen aan beide zijden aanwezig moeten zijn.

De eerste stap bij het ontwikkelen van een elektronische gegevensuitwisseling is het identificeren van het formaat en de lay-out van het te verzenden bestand. Dit omvat de exacte gegevens die in het bestand worden verstrekt, de ingangsdatum en hoe vaak het bestand wordt verzonden. Een gegevensbestand van boeken die door een bibliotheek van een uitgever zijn gekocht, moet bijvoorbeeld het identificatienummer, de hoeveelheid, het bedrag, de valuta, de datum van aankoop, het klantaccountnummer en een unieke bestands-ID bevatten. De indeling kan variëren, maar bestaat vaak uit door komma's gescheiden waarden (CSV) of tekst (TXT).

Zodra het formaat is bevestigd, moet de lay-out van de gegevens worden herzien. Bij een elektronische gegevensuitwisseling wordt het bestand meestal rechtstreeks geüpload naar een computersysteem. Een programma is vereist om elke kolom met gegevens in het bestand naar het juiste veld te vertalen. Deze vertaling is vaak vrij tijdrovend, vooral voor het eerste bestand. Zodra een sjabloon is opgesteld, verloopt het proces veel sneller.

Beveiliging van het bestand en toegang tot de verschillende systemen is het volgende probleem dat moet worden aangepakt. Dit wordt meestal bereikt door het creëren van een site voor bestandsoverdracht of FTP. Deze site is eigenlijk gewoon een netwerkschijf die toegankelijk is via internet. Een gebruikersnaam en wachtwoord worden verstrekt aan de afzender, die het bestand vervolgens naar wens kan uploaden. De ontvanger krijgt een melding dat er een bestand beschikbaar is en kan het bestand vervolgens van de site downloaden en naar het hoofdsysteem uploaden.