Qu'est-ce que Master Data Management?
La gestion des données maître permet de créer un lien commun vers toutes les données clés grâce à l'utilisation d'un fichier maître. Le fichier maître, à son tour, fonctionne comme une passerelle vers toutes les données et sert également de point de référence commun pour superviser l'utilisation des données. L'utilisation de la gestion des données de base peut aider à simplifier le processus de partage de données communes entre plusieurs départements ou membres du personnel clé, éliminant ainsi la nécessité de disposer de plusieurs copies des mêmes données sur plusieurs sites différents du réseau.
La gestion des données de référence peut également jouer un rôle très important dans l’organisation de l’accès aux fichiers dans des environnements plus complexes. Si une société dispose de plusieurs bureaux dans une zone géographique étendue, l’utilisation du MDM peut permettre d’obtenir rapidement et facilement la récupération de données à partir de n’importe lequel des sites. Ceci est souvent accompli en utilisant des informations d'identification de connexion chiffrées qui garantissent que les données ne sont disponibles que pour ceux qui ont besoin d'accéder aux fichiers maîtres impliqués. À l'aide de ce modèle, les départements ou bureaux peuvent se synchroniser avec le fichier principal géré sur le serveur de l'entreprise et utiliser les fichiers nécessaires pour s'acquitter de leurs tâches.
Bien que l’utilisation de la gestion des données de base fonctionne pour une entreprise de toute taille, l’avantage réel réside dans les grandes entreprises qui gèrent plusieurs bureaux ou installations de production. Au lieu que chaque site crée et utilise des données clés distinctes, le modèle de gestion des données de base permet à tout le monde d'utiliser les mêmes fichiers. Cela contribue à réduire les dépenses opérationnelles liées à la maintenance d'un réseau, à éliminer une partie du travail de distribution d'informations et, en général, à créer un environnement de travail plus efficace pour toutes les personnes concernées.
La beauté de la gestion des données de base réside dans le fait qu’il est possible d’établir des fichiers de base offrant un large accès aux données clés, ainsi que des fichiers de base limitant l’accès à certaines données. Par exemple, la gestion des données de base peut être utilisée pour créer un fichier principal permettant au personnel des ventes d’accéder aux données comptables relatives aux comptes clients attribués à chaque vendeur, tout en empêchant l’accès aux chiffres des ventes associés aux clients servis par d’autres vendeurs. Dans le même temps, un responsable régional des ventes peut accéder via la gestion des données de base à la visualisation des revenus facturés générés par tous les vendeurs de sa région. À son tour, le directeur des ventes de l’entreprise aurait accès, par le biais de la gestion des données de base, à des informations sur chaque région de vente et leur niveau de productivité.