Was ist Stammdatenmanagement?
Unter Stammdatenverwaltung versteht man die Möglichkeit, über eine Stammdatei eine gemeinsame Verknüpfung zu allen Schlüsseldaten herzustellen. Die Master-Datei fungiert wiederum als Gateway für alle Daten und als gemeinsamer Bezugspunkt für die Überwachung der Verwendung der Daten. Die Verwendung der Stammdatenverwaltung kann dazu beitragen, die gemeinsame Nutzung von Daten durch mehrere verschiedene Abteilungen oder Schlüsselpersonen zu vereinfachen, sodass nicht mehr mehrere Kopien derselben Daten an mehreren verschiedenen Standorten im Netzwerk gespeichert werden müssen.
Die Verwaltung von Stammdaten kann auch in komplizierteren Umgebungen mit der Organisation des Zugriffs auf Dateien einhergehen. Für den Fall, dass ein Unternehmen mehrere Niederlassungen in einem großen geografischen Gebiet unterhält, kann die Verwendung von MDM das Abrufen von Daten von jedem der Standorte schnell und einfach erleichtern. Dies wird häufig durch die Verwendung von verschlüsselten Anmeldeinformationen erreicht, die sicherstellen, dass die Daten nur für diejenigen verfügbar sind, die Zugriff auf die betreffenden Masterdateien benötigen. Mit diesem Modell können Abteilungen oder Büros mit der Stammdatei synchronisieren, die auf dem Unternehmensserver gespeichert ist, und mit den Dateien arbeiten, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich sind.
Während die Stammdatenverwaltung für Unternehmen jeder Größe eingesetzt werden kann, ist der eigentliche Vorteil für größere Unternehmen, die mehrere Büros oder Produktionsstätten unterhalten. Anstatt für jede Site separate Schlüsseldaten zu erstellen und zu verwenden, können mit dem Stammdatenverwaltungsmodell alle Benutzer dieselben Dateien verwenden. Dies trägt zur Reduzierung der Betriebskosten bei, die mit der Aufrechterhaltung eines Netzwerks verbunden sind, erspart einen Teil des Arbeitsaufwands für die Informationsverteilung und führt im Allgemeinen zu einer effizienteren Arbeitsumgebung für alle Beteiligten.
Das Schöne an der Stammdatenverwaltung ist, dass Stammdateien erstellt werden können, die einen umfassenden Zugriff auf Schlüsseldaten ermöglichen, sowie Stammdateien, die den Zugriff auf bestimmte Daten einschränken. Mithilfe der Stammdatenverwaltung kann beispielsweise eine Stammdatei erstellt werden, mit der das Verkaufspersonal auf Buchhaltungsdaten zu den jedem Verkäufer zugewiesenen Kundenkonten zugreifen kann, während der Zugriff auf Verkaufszahlen für Kunden, die von anderen Verkäufern bedient werden, verhindert wird. Gleichzeitig kann ein regionaler Vertriebsleiter über die Stammdatenverwaltung auf die in Rechnung gestellten Einnahmen aller Vertriebsmitarbeiter in seiner Region zugreifen. Der Vertriebsleiter des Unternehmens wiederum hätte über die Stammdatenverwaltung Zugriff auf Informationen zu jeder Vertriebsregion und deren Produktivität.