Come faccio a scegliere il miglior sistema di gestione BPO?
Per scegliere il miglior sistema di gestione di Business Process Outsourcing (BPO), è necessario iniziare determinando le soluzioni dalle quali è possibile trarre il massimo vantaggio. Ad esempio, i professionisti che esternalizzano i processi di front office, come il servizio clienti, potrebbero beneficiare di un sistema di gestione BPO che fornisce a rappresentanti di terze parti script, linee guida e interfacce. I professionisti che esternalizzano funzioni di back office, come la contabilità, tuttavia, potrebbero trarre maggiori benefici dal software che consente la condivisione di documenti, fogli di calcolo e corrispondenze. Fattori come la qualità, i costi e la compatibilità dovrebbero essere presi in considerazione quando si sceglie un sistema di gestione BPO.
Quando un'azienda utilizza BPO, sta esternalizzando i processi a terzi. Un dirigente, ad esempio, potrebbe decidere che la propria organizzazione può ridurre i costi assumendo una società IT (Information Technology) di terze parti invece di supportare un dipartimento IT interno. Un sistema di gestione BPO è qualsiasi tipo di programma per computer che aiuta i professionisti delle imprese a comunicare e supervisionare terze parti alle quali stanno esternalizzando il lavoro. Nella maggior parte dei casi, questo software consente agli utenti di condividere intelligenza, strategie, programmi e linee guida o punti di addestramento.
Molti professionisti che scelgono un sistema di gestione BPO potrebbero iniziare imparando a conoscere diversi prodotti sul mercato. Un buon punto di partenza potrebbe essere i periodici commerciali e i siti Web che forniscono informazioni imparziali su prodotti popolari tra le aziende di successo e nuovi tipi di tecnologia che vengono introdotti dai produttori di software. Man mano che apprendi diversi sistemi sul mercato, potresti anche tenere a mente soluzioni pertinenti alla tua attività.
È comune trovare sistemi di gestione BPO sviluppati per processi specifici. Ad esempio, un sistema di gestione BPO che assiste i professionisti che esternalizzano i processi delle risorse umane potrebbe offrire funzionalità che includono modelli per tenere registri e informazioni sui dipendenti in merito all'assistenza sanitaria e altri benefici. Alcuni progettisti di software potrebbero lavorare a stretto contatto con i professionisti per sviluppare sistemi specifici per le loro esigenze.
I professionisti che non dispongono di reparti IT interni possono trarre vantaggio dall'uso di software a cui è possibile accedere online. Invece di archiviare i dati sui propri server, possono archiviare informazioni su un server Web fornito da un host del sistema di gestione BPO. Questo modello potrebbe anche essere preferito dai professionisti preoccupati per i problemi di compatibilità.
In alcuni casi, potrebbe essere necessario comunicare con una terza parte prima di scegliere un sistema di gestione BPO. Problemi come la compatibilità con il sistema operativo e la rete preesistenti di terzi possono influire sul tipo di sistema utilizzato. È anche possibile che un'azienda di terze parti possa utilizzare il proprio software di gestione.