Jak wybrać najlepszy system zarządzania BPO?
Aby wybrać najlepszy system zarządzania Business Process Outsourcing (BPO), powinieneś zacząć od określenia rozwiązań, z których możesz najwięcej skorzystać. Na przykład profesjonaliści, którzy outsourcingują procesy front office, takie jak obsługa klienta, mogą skorzystać z systemu zarządzania BPO, który zapewnia przedstawicielom stron trzecich skrypty, wytyczne i interfejsy. Specjaliści, którzy outsourcują funkcje back office, takie jak księgowość, mogą jednak odnieść większe korzyści z oprogramowania, które umożliwia udostępnianie dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych i korespondencji. Wybierając system zarządzania BPO, należy wziąć pod uwagę takie czynniki, jak jakość, koszt i kompatybilność.
Kiedy firma korzysta z BPO, to zleca procesy zewnętrzne podmiotom zewnętrznym. Na przykład dyrektor wykonawczy może zdecydować, że jego organizacja może obniżyć koszty, wynajmując zewnętrzną firmę informatyczną zamiast wspierać wewnętrzny dział IT. System zarządzania BPO to wszelkiego rodzaju program komputerowy, który pomaga profesjonalistom w komunikacji i nadzorowaniu stron trzecich, którym zlecają pracę na zewnątrz. W większości przypadków to oprogramowanie umożliwia użytkownikom dzielenie się informacjami wywiadowczymi, strategiami, harmonogramami oraz wytycznymi lub punktami szkoleniowymi.
Wielu specjalistów wybierających system zarządzania BPO może zacząć od poznania różnych produktów na rynku. Dobrym miejscem na początek mogą być branżowe czasopisma i strony internetowe, które zawierają obiektywne informacje na temat produktów popularnych wśród odnoszących sukcesy firm oraz nowych rodzajów technologii wprowadzanych przez producentów oprogramowania. Gdy poznasz różne systemy na rynku, możesz również pamiętać o rozwiązaniach odpowiednich dla Twojej działalności.
Często można znaleźć systemy zarządzania BPO, które są opracowane dla określonych procesów. Na przykład system zarządzania BPO, który pomaga specjalistom outsourcingującym procesy związane z zasobami ludzkimi, może oferować funkcje, które obejmują szablony do przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz informacji dotyczących opieki zdrowotnej i innych świadczeń. Niektórzy projektanci oprogramowania mogą ściśle współpracować z profesjonalistami w celu opracowania systemów specjalnie na ich potrzeby.
Specjaliści, którzy nie mają własnych działów IT, mogą korzystać z oprogramowania dostępnego online. Zamiast przechowywać dane na własnych serwerach, mogą przechowywać informacje na serwerze internetowym udostępnianym przez hosta systemu zarządzania BPO. Ten model może być również preferowany przez profesjonalistów, którzy obawiają się problemów z kompatybilnością.
W niektórych przypadkach może być konieczne skontaktowanie się z osobą trzecią przed wyborem systemu zarządzania BPO. Problemy takie jak zgodność z istniejącym systemem operacyjnym i siecią innej firmy mogą mieć wpływ na rodzaj używanego systemu. Możliwe jest również, że firma zewnętrzna może korzystać z własnego oprogramowania do zarządzania.