技術書記は何をしますか？

技術書記官は通常、一般的な事務職を務めることが期待されますが、エンジニアリング分野の技術タスクの知識に重点が置かれることがよくあります。これはすべての秘書が持っているわけではありません。 この職務での頻繁な義務の一例として、書類の提出があります。これには、多くの場合、運用の変更の通知やエンジニアリングプロジェクト要件のリストが含まれます。 電子ファイリングの知識も重要です。そのため、技術担当者はソフトウェアとデータベースのスキルを持つことが求められます。 このタイプの事務員は、オフィスの電話へのメール送信や応答など、より日常的な事務業務を実行する必要があるかもしれませんが、技術マニュアルの正確性の確認、レポートフォームへのデータ収集、計算を行うなどのより複雑なタスクも処理しますプロジェクトのリソースは最大限に管理されます。

典型的な技術書記官は、さまざまな文書の提出と編集を担当します。 ほとんどの技術担当者は、事務処理を整理するためのファイリングシステムを作成および維持できることが期待されています。 最も重要な文書の一部は人事に関係する傾向があります。これは、このポジションにいる人がエンジニアリング部門での従業員の最初の書類、トレーニング記録、従業員の懲戒処分に関するメモを提出する必要があるためです。 さらに、ほとんどの技術書記官の仕事には、プロジェクトの要件と運用の変更をリストする書類を整理し、ルールが守られ、期限が守られていることを確認することが含まれます。 これらのドキュメントは通常、常に更新され、担当者がいつでもアクセスできるように簡単にアクセスできる必要があります。

このポジションにいる人は通常、文書を整理するためにテクノロジーを使用するのに熟達していることが期待されるため、ファイリングは、技術書記官の要件に関しては紙だけを必要としません。 このタイプの従業員は通常、ファイルを整理するのに役立つソフトウェアを決定できるはずです。 多くの場合、関連タスクには、必要に応じてソフトウェアのインストールとトラブルシューティングを行うほか、データベースの作成と更新が含まれます。 さらに、この従業員は、コンピューターに関連する他の技術的なタスクで同僚を支援することが期待される場合があるため、応募者は通常、応募前に高度な技術知識があることを確認するように勧められます。

他のタイプの店員と同様に、技術書記官は通常、1日を通して事務作業を完了する必要があります。 これは、このタイプの書記官が電話に応答し、発信者を助けるか、発信者を支援できる人に誘導する方法を知ることを期待できることを意味します。 また、エンジニアリングオフィスを訪れる人々に挨拶する場合もあるため、技術担当者は毎日新しい人々と快適に話し合う必要があります。 さらに、事務作業には、送信前のFAX、Eメール、および技術文書の校正が含まれる場合があります。 場合によっては、技術担当者が技術マニュアルの作成と編集を行い、情報が正確であることを確認することもあります。そのため、応募者は土木または建設、特にエンジニアリングまたは建設会社での数年の経験があることが推奨されます。