Co robi urzędnik techniczny?
Często oczekuje się, że urzędnik techniczny będzie wykonywał typowe obowiązki urzędnicze, ale często kładzie się nacisk na znajomość zadań technicznych w dziedzinie inżynierii - tło, które nie posiada każdy sekretarz. Jednym z przykładów częstego obowiązku na tym stanowisku jest składanie dokumentów, które często obejmują powiadomienia o zmianach operacji i listy wymagań projektu inżynierskiego. Ważna jest również znajomość archiwizacji elektronicznej, dlatego od pracowników technicznych oczekuje się umiejętności w zakresie oprogramowania i baz danych. Chociaż tego rodzaju pracownicy mogą być zmuszeni do wykonywania bardziej rutynowych czynności biurowych, takich jak wysyłanie wiadomości e-mail i odbieranie telefonu w biurze, wykonują również bardziej złożone zadania, takie jak zapewnienie dokładności instrukcji technicznych, zbieranie danych do formularza raportu i wykonywanie obliczeń, aby zapewnić, że zasoby projektu są zarządzane z wykorzystaniem ich maksymalnego potencjału.
Typowy urzędnik techniczny jest odpowiedzialny za archiwizowanie i zestawianie szeregu dokumentów. Oczekuje się, że większość pracowników technicznych będzie w stanie stworzyć i utrzymywać system archiwizacji, aby utrzymać porządek w dokumentacji. Niektóre z najważniejszych dokumentów dotyczą zwykle personelu, ponieważ osoba na tym stanowisku musi złożyć wstępną dokumentację pracowniczą, dokumentację szkoleniową i wszelkie uwagi dotyczące działań dyscyplinarnych pracowników w dziale inżynierii. Ponadto większość zadań dla pracowników technicznych polega na organizowaniu dokumentacji, która zawiera wymagania dotyczące projektów i wszelkich zmian w operacjach, zapewniając przestrzeganie zasad i dotrzymywanie terminów. Dokumenty te zazwyczaj muszą być stale aktualizowane i łatwo dostępne, aby osoby odpowiedzialne mogły uzyskać do nich dostęp w dowolnym momencie.
Składanie dokumentów dotyczy nie tylko papieru, jeśli chodzi o wymagania urzędnika technicznego, ponieważ zwykle oczekuje się, że osoba na tym stanowisku będzie biegła w korzystaniu z technologii w celu uporządkowania dokumentów. Ten typ pracownika powinien zazwyczaj być w stanie określić, które oprogramowanie byłoby pomocne w utrzymaniu porządku w plikach. Powiązane zadania często obejmują instalowanie oprogramowania i rozwiązywanie problemów w razie potrzeby, a także tworzenie i aktualizowanie baz danych. Ponadto można oczekiwać, że pracownik ten będzie pomagał współpracownikom w innych zadaniach technicznych związanych z komputerem, dlatego zwykle kandydaci powinni upewnić się, że posiadają zaawansowaną wiedzę techniczną przed złożeniem wniosku.
Podobnie jak w przypadku innych rodzajów urzędników, urzędnik techniczny zwykle musi wykonywać niektóre zadania biurowe w ciągu dnia. Oznacza to, że urzędnicy tego typu mogą spodziewać się odebrania telefonu i albo pomóc dzwoniącemu, albo wiedzieć, jak skierować dzwoniącego do kogoś, kto może być pomocny. Mogą również witać osoby odwiedzające biuro inżynierskie, więc pracownicy techniczni powinni swobodnie rozmawiać z nowymi ludźmi każdego dnia. Ponadto zadania biurowe mogą obejmować faksowanie, wysyłanie wiadomości e-mail i korektę dokumentów technicznych przed ich wysłaniem. W niektórych przypadkach pracownicy techniczni pomagają nawet tworzyć i edytować instrukcje techniczne, aby zapewnić dokładność informacji, dlatego zwykle zachęca się wnioskodawców do posiadania wykształcenia w zakresie inżynierii lądowej lub budownictwa - w szczególności kilkuletniego doświadczenia w firmie inżynierskiej lub budowlanej .