Hvad gør en teknisk kontorist?

En teknisk ekspedient forventes ofte at udføre typiske geistlige opgaver, men der lægges ofte vægt på viden om tekniske opgaver inden for ingeniørområdet - en baggrund, som ikke enhver sekretær har. Et eksempel på en hyppig pligt i denne position er arkivering af papirarbejde, der ofte inkluderer underretninger om ændringer i driften og lister over tekniske projektkrav. Kendskab til elektronisk arkivering er også vigtig, og det forventes derfor, at tekniske kontorer er dygtige med software og databaser. Mens embedsmænd af denne type muligvis har brug for at udføre mere rutinemæssige gejstlige opgaver, såsom e-mail og besvarelse af kontortelefonen, håndterer de også mere komplekse opgaver, såsom at sikre nøjagtigheden af ​​tekniske manualer, indsamle data i rapportform og foretage beregninger for at sikre, at projektressourcer styres til deres maksimale potentiale.

Den typiske tekniske kontorist er ansvarlig for arkivering og udarbejdelse af en række dokumenter. De fleste tekniske kontorister forventes at være i stand til at oprette og vedligeholde et arkiveringssystem for at holde papirarbejdet organiseret. Nogle af de vigtigste dokumenter har en tendens til at vedrøre personale, fordi personen i denne stilling har brug for at arkivere de første medarbejderes papirarbejde, uddannelsesregistre og eventuelle bemærkninger vedrørende medarbejdernes disciplinære handlinger i ingeniørafdelingen. Derudover involverer de fleste tekniske kontoransættelser organisering af papirarbejdet, der viser kravene til projekter og eventuelle ændringer i driften, og sikrer, at reglerne følges og frister overholdes. Disse dokumenter skal normalt opdateres og være let tilgængelige, så de ansvarlige kan få adgang til dem når som helst.

Arkivering involverer ikke kun papir, når det kommer til tekniske kontoristkrav, fordi personen i denne position normalt også forventes at være dygtig til at bruge teknologi til at holde dokumenter organiseret. Denne type medarbejder skal typisk være i stand til at bestemme, hvilken software der kan hjælpe med at holde filer organiseret. Relaterede opgaver inkluderer ofte installation og fejlfinding af softwaren, når det er nødvendigt, samt oprettelse og opdatering af databaser. Derudover kan det forventes, at denne medarbejder hjælper kolleger med andre tekniske opgaver, der involverer computeren, og det er grunden til, at ansøgere typisk rådes til at sikre, at de har avanceret teknisk viden, før de ansøger.

I lighed med andre typer embedsmænd skal en teknisk ekspedient normalt udføre nogle geistlige opgaver i løbet af dagen. Dette betyder, at embedsmænd af denne type kan forvente at besvare telefonen og enten hjælpe den, der ringer, eller vide, hvordan man retter opkalderen til en person, der kan være til hjælp. De kan også hilse på mennesker, der besøger ingeniørkontoret, så tekniske embedsmænd skal være behagelige med at tale med nye mennesker dagligt. Derudover kan gejstlige opgaver omfatte fax, e-mail og korrekturlæsning af tekniske dokumenter, før de sendes ud. I nogle tilfælde hjælper tekniske kontorer endda med at oprette og redigere tekniske manualer for at sikre, at informationen er nøjagtig, hvorfor ansøgere normalt opfordres til at have en baggrund inden for civilingeniør eller byggeri - nærmere bestemt flere års erfaring med et ingeniør- eller byggefirma .