Hvad gør en teknisk kontorist?

En teknisk kontorist forventes ofte at udføre typiske gejstlige opgaver, men der lægges ofte vægt på viden om tekniske opgaver inden for ingeniørfeltet - en baggrund, som ikke enhver sekretær har. Et eksempel på en hyppig pligt i denne position er arkivering af papirer, der ofte inkluderer meddelelser om ændringer i operationer og lister over tekniske projektkrav. Kendskab til elektronisk arkivering er også vigtig, og det er grunden til, at tekniske embedsmænd forventes at være dygtige med software og databaser. Mens embedsmænd af denne type muligvis er nødt til at udføre mere rutinemæssige gejstlige opgaver, såsom e -mail og besvare kontortelefonen, håndterer de også mere komplekse opgaver, såsom at sikre nøjagtigheden af ​​tekniske manualer, indsamle data i rapportformular og foretage beregninger for at sikre, at projektressourcer styres til deres maksimale potentiale.

den typiske tekniske kontorist Ier ansvarlig for arkivering og udarbejdelse af en række dokumenter. De fleste tekniske embedsmænd forventes at være i stand til at oprette og vedligeholde et arkiveringssystem for at holde papirarbejde organiseret. Nogle af de vigtigste dokumenter har en tendens til at vedrøre personale, fordi personen i denne position er nødt til at indgive de oprindelige medarbejderpapir, uddannelsesregistre og eventuelle noter om medarbejdernes disciplinære handlinger i ingeniørafdelingen. Derudover involverer de fleste tekniske kontorjobs organisering af papirerne, der viser kravene til projekter og eventuelle ændringer i operationer, hvilket sikrer, at reglerne følges og frister overholdes. Disse dokumenter skal normalt konstant opdateres og let tilgængelige, så de ansvarlige kan få adgang til dem når som helst.

Arkivering involverer ikke kun papir, når det kommer til tekniske kontoristkrav, fordi personen i denne position også normalt forventes at være dygtige til at bruge teknologi til at holde dokumenter organiseret. Denne type medarbejder skal typiskvære i stand til at bestemme, hvilken software der ville være nyttigt til at holde filer organiseret. Relaterede opgaver inkluderer ofte installation og fejlfinding af softwaren, når det er nødvendigt, samt oprettelse og opdatering af databaser. Derudover forventes denne medarbejder at hjælpe kolleger med andre tekniske opgaver, der involverer computeren, og det er grunden til, at ansøgere typisk rådes til at sikre, at de har avanceret teknisk viden, før de ansøger.

I lighed med andre typer embedsmænd skal en teknisk kontorist normalt udføre nogle gejstlige opgaver hele dagen. Dette betyder, at embedsmænd af denne type kan forvente at svare på telefonen og enten hjælpe den, der ringer, eller vide, hvordan man dirigerer den, der ringer til nogen, der kan være til hjælp. De kan også hilse folk, der besøger ingeniørkontoret, så tekniske embedsmænd skal være komfortable med at tale med nye mennesker dagligt. Derudover kan gejstlige opgaver omfatte faxning, e -mail og korrekturlæsning af tekniske dokumenter, før de sendes ud. I nogle tilfælde,Tekniske embedsmænd hjælper endda med at oprette og redigere tekniske manualer for at sikre, at oplysningerne er nøjagtige, og det er grunden til, at ansøgere normalt opfordres til at have en baggrund inden for civilingeniør eller byggeri - specifikt flere års erfaring med et teknisk eller byggefirma.