Hoe kies ik het beste managementcontrolesysteem?
Met behulp van een managementcontrolesysteem kan een bedrijf informatie verzamelen en beoordelen om organisatorische beslissingen te nemen. De beslissingen die worden genomen, hebben vaak invloed op grote gebieden in het bedrijf, zoals de personeelsafdeling, de productie of de financiële afdelingen. De beste tips voor het selecteren van een managementcontrolesysteem zijn onder meer kijken naar de huidige organisatiestructuur, beslissen over het doel van het systeem en specifieke werknemers gebruiken om het te bewerken. Andere factoren kunnen ook van toepassing zijn, afhankelijk van de tijd en de branche waarin een bedrijf actief is. Het kan enige tijd duren voordat deze systemen zijn geïmplementeerd.
De huidige organisatiestructuur van een bedrijf definieert de rollen en verantwoordelijkheden in elke functie binnen een bedrijf. De gedefinieerde rollen gaan meestal van de hoogste leidinggevende naar de laagste werknemer; een managementcontrolesysteem zal deze structuur waarschijnlijk veranderen. Leidinggevenden moeten mogelijk naar de structuur kijken en beslissen welke posities onder het nieuwe systeem kunnen verschuiven. Het ontwerp van de structuur kan ook veranderen. Het bedrijf kan bijvoorbeeld overstappen van productgericht naar functiegebaseerd.
Het bepalen van het doel van het managementcontrolesysteem is een andere factor voor dit proces. Een bedrijf kan besluiten het systeem te gebruiken als veranderingsagent of als beslissingsondersteunend systeem. Een change agent-systeem geeft een bedrijf vaak aanwijzingen over hoe het zijn systeem kan wijzigen. Beslissingsondersteunende systemen staan in nauw verband met de methodiek van de change agent. Het managementteam van een bedrijf heeft vaak uitgebreide informatie nodig over beslissingen, wat leidt tot de definitie van het managementcontrolesysteem.
Bepaalde werknemers in een bedrijf zijn wellicht geschikter om een managementcontrolesysteem te gebruiken dan anderen. Deze systemen vereisen vaak specifieke taken en bepaalde opleidingsniveaus om de systeemactiviteiten te voltooien. In veel gevallen kan een bedrijf werknemers ontdekken die zich verzetten tegen de verandering die het controlesysteem met zich meebrengt. Een grote verschuiving in de bedrijfsactiviteiten kan het gebruik van een externe consultant vereisen. De consultant kan het bedrijf helpen het controlesysteem te implementeren en goed te laten werken.
Interne controles maken vaak een groot deel uit van een beheerscontrolesysteem. Deze controles voorkomen dat een bedrijf een systeem implementeert dat de huidige activiteiten van het bedrijf niet beschermt. Als een werknemer bijvoorbeeld wordt gevraagd nauw gerelateerde taken te voltooien, kan dit leiden tot een schending van de functiescheiding. Deze scheiding zorgt ervoor dat werknemers niet in staat zijn om het systeem te compromitteren en bedrijfsmiddelen te gebruiken voor persoonlijk gewin. Interne controles zorgen er ook voor dat een bedrijf voldoet aan de interne voorschriften.