Jak wybrać najlepszy system kontroli zarządzania?

Korzystanie z systemu kontroli zarządzania pozwala firmie gromadzić i oceniać informacje w celu podejmowania decyzji organizacyjnych. Podejmowane decyzje często wpływają na duże obszary działalności, takie jak działy zasobów ludzkich, produkcji lub finansów. Najlepsze wskazówki dotyczące wyboru systemu kontroli zarządzania obejmują przyglądanie się bieżącej strukturze organizacyjnej, podejmowanie decyzji o przeznaczeniu systemu i wykorzystywanie konkretnych pracowników do jego pracy. Inne czynniki mogą również mieć zastosowanie w zależności od czasu i branży, w której działa firma. Wdrożenie tych systemów może zająć trochę czasu.

Obecna struktura organizacyjna firmy określa role i obowiązki na każdym stanowisku w firmie. Zdefiniowane role zwykle przechodzą od najwyższego kierownictwa do najniższego pracownika; system kontroli zarządzania najprawdopodobniej zmieni tę strukturę. Kierownictwo może potrzebować spojrzeć na strukturę i zdecydować, które stanowiska mogą się zmieniać w ramach nowego systemu. Projekt konstrukcji może również ulec zmianie. Na przykład firma może przejść od produktów zorientowanych na funkcje.

Kolejnym czynnikiem tego procesu jest decyzja o przeznaczeniu systemu kontroli zarządzania. Firma może zdecydować o użyciu systemu jako agenta zmian lub systemu wspomagania decyzji. System agentów zmiany często kieruje firmą do sposobu zmiany systemu. Systemy wspomagania decyzji są ściśle powiązane z metodologią agenta zmian. Zespół zarządzający firmy często wymaga obszernych informacji na temat decyzji, co prowadzi do zdefiniowania systemu kontroli zarządzania.

Niektórzy pracownicy w firmie mogą być bardziej przystosowani do pracy w systemie kontroli zarządzania niż inni. Systemy te często wymagają określonych zadań i określonych poziomów edukacji, aby ukończyć działania systemu. W wielu przypadkach firma może odkryć pracowników, którzy dręczą się zmianami wywołanymi przez system kontroli. Duża zmiana w działalności firmy może wymagać skorzystania z usług zewnętrznego konsultanta. Konsultant może pomóc firmie wdrożyć system kontroli i sprawić, by działał poprawnie.

Kontrole wewnętrzne są często dużą częścią systemu kontroli zarządzania. Te kontrole uniemożliwiają firmie wdrożenie systemu, który nie chroni bieżącej działalności firmy. Na przykład poproszenie pracownika o wykonanie ściśle powiązanych zadań może doprowadzić do naruszenia podziału obowiązków. Ta segregacja zapewnia, że ​​pracownicy nie są w stanie naruszyć systemu i wykorzystywać zasobów firmy dla osobistych korzyści. Kontrola wewnętrzna zapewnia również zgodność firmy z przepisami wewnętrznymi.