Hoe kies ik de beste publicatieworkflow?
Publicatieworkflow beschrijft het pad dat een document aflegt van de schrijffase naar publicatie. De beste publicatieworkflow voor uw bedrijf is afhankelijk van de grootte en samenstelling van uw personeel. Uw systeem wordt beperkt door de beperkingen van uw afdrukproces en publicatiesoftware. Het is ook belangrijk om een publicatieworkflowproces te kiezen dat verschillende communicatievormen kan doorlopen. Uw keuze voor een zakelijke workflow moet een evenwicht bieden tussen budgettaire zorgen, efficiëntie en nauwkeurigheid.
De grootte van uw werkplek bepaalt uw ideale publicatieworkflowproces. Uw gehele personeel kan betrokken zijn bij het bewerken van geschreven materiaal in een klein kantoor. Deze workflow zou een "round robin" van bewerkingen omvatten, gevolgd door levering aan de printer. Grotere kantoren hebben vaak meer hiërarchie in het omgaan met creatieve workflow. Uw publicatieworkflow in een groot kantoor kan het leveren van een concept aan een kopie-editor, sectie-editor en uitgever inhouden voordat deze wordt afgedrukt.
De beste workflow voor uw bedrijf moet anticiperen op personeelswijzigingen. Uw workflow moet eenvoudig worden uitgelegd aan nieuwe medewerkers die bij publicaties betrokken zijn. Tijdelijke editors, schrijvers en grafische artiesten moeten gemakkelijk in het proces kunnen worden ingepast. Een goede vuistregel bij het kiezen van de beste publicatieworkflow is het ontwerpen van een proces dat kan worden uitgelegd aan de gemiddelde lezer van uw publicatie.
U moet rekening houden met de software die door uw publicatieteam wordt gebruikt bij het ontwikkelen van een workflowdiagram. Uw workflowsysteem kan aanzienlijk vertragen als uw schrijvers, editors en printteams verschillende versies van dezelfde software gebruiken. Dit probleem wordt verergerd wanneer een schrijver publicatiesoftware gebruikt die niet compatibel is met uw kantoorsoftware. Uw publicatieworkflow zou op deze problemen moeten anticiperen door compatibiliteit van iedereen in het proces te vereisen.
Uw ideale workflowmodel kan worden gebruikt met uw huidige afdrukbenadering. U moet waarschijnlijk extra revisie- en bewerkingssessies in uw workflowdiagram bouwen als u offsetdruk gebruikt. Uw publicatieworkflow is misschien compacter met print-on-demand-services, maar de kosten per eenheid zijn hoger dan bij offsetdruk. De grootte en frequentie van publicaties moeten ook uw workflow-analyse bepalen. U kunt gemakkelijker correcties aanbrengen met dagbladen en memo's dan met jaarverslagen.
Uw workflowsysteem moet ook zijn gebouwd om storingen in communicatie en documentlevering te weerstaan. Uw diagram moet de editors instrueren om digitale publicaties te bewaren en af te drukken van publicaties in geval van stroomuitval. Het publicatieworkflowproces moet ook anticiperen op netwerkstoringen die het schrijven van teams van hun printers verbreken. Uw schrijf- en bewerkingsteams moeten draagbare schijven, laptops en frequente afdrukken gebruiken om publicaties op tijd af te leveren.