Hur väljer jag det bästa arbetsflödet för publicering?

Publiceringsarbetsflöde beskriver sökvägen ett dokument tar från skrivfasen till publiceringen. Det bästa publiceringsarbetsflödet för ditt företag är beroende av personalens storlek och sammansättning. Ditt system är begränsat av begränsningarna i din utskriftsprocess och publiceringsprogram. Det är också viktigt att välja en arbetsflödesprocess för publicering som kan gå igenom olika former av kommunikation. Ditt val av ett affärsflöde bör balansera budgetproblem, effektivitet och noggrannhet.

Storleken på din arbetsplats kommer att diktera din ideala publiceringsarbetsflödesprocess. Hela personalen kan vara involverad i redigering av skriftligt material på ett litet kontor. Detta arbetsflöde skulle innebära en "round robin" av redigeringar följt av leverans till skrivaren. Större kontor har ofta mer hierarki för att hantera kreativt arbetsflöde. Ditt publiceringsarbetsflöde på ett stort kontor kan innebära att ett utkast levereras till en kopieringsredigerare, sektionsredaktör och utgivare före utskrift.

Det bästa arbetsflödet för ditt företag bör förutse personalförändringar. Ditt arbetsflöde bör lätt förklaras för nya anställda som är engagerade i publikationer. Tillfälliga redaktörer, författare och grafikare bör kunna passa in i processen. En bra tumregel när du väljer det bästa publiceringsarbetsflödet är att utforma en process som kan förklaras för den genomsnittliga läsaren för din publikation.

Du måste överväga programvaran som används av ditt publikationsteam när du utvecklar ett arbetsflödesschema. Ditt arbetsflödessystem kan avta betydligt om dina författare, redaktörer och utskriftslag använder olika versioner av samma programvara. Detta problem förvärras när en författare använder publiceringsprogramvara som är oförenlig med din kontorsprogramvara. Ditt publiceringsarbetsflöde bör förutse dessa problem genom att kräva kompatibilitet från alla i processen.

Din idealiska arbetsflödesmodell kan användas med din nuvarande strategi för utskrift. Du kommer troligen att behöva bygga ytterligare revisions- och redigeringssessioner i ditt arbetsflödesschema om du använder offsettryck. Ditt publiceringsarbetsflöde kan vara mer kompakt med utskrivna tjänster, men kostnaden för varje enhet är högre än för offsettryck. Storleken och frekvensen på publikationer bör också informera din arbetsflödesanalys. Du kan göra korrigeringar med dagstidningar och memos lättare än med årsrapporter.

Ditt arbetsflödessystem bör också byggas för att motstå störningar i kommunikation och dokumentleverans. Ditt diagram bör instruera redaktörerna att hålla digitala och skriva ut kopior av publikationer vid strömavbrott. Processen för publiceringens arbetsflöde måste också förutse nätverksavbrott som kopplar från skrivteam från sina skrivare. Dina skriv- och redigeringsteam bör använda bärbara enheter, bärbara datorer och frekventa utskrifter för att leverera publikationer i tid.