Hvordan velger jeg den beste arbeidsflyten for publisering?
Publiseringsflyt beskriver banen et dokument tar fra skrivingsfasen til publiseringen. Den beste publiseringsarbeidsflyten for selskapet ditt er avhengig av personalets størrelse og sammensetning. Systemet ditt er begrenset av begrensningene i utskriftsprosessen og publiseringsprogramvaren. Det er også viktig å velge en arbeidsflytprosess for publisering som kan fortsette gjennom ulike former for kommunikasjon. Ditt valg av en arbeidsflyt skal balansere budsjettmessige bekymringer, effektivitet og nøyaktighet.
Størrelsen på arbeidsplassen din vil diktere den ideelle arbeidsprosess for publisering. Hele staben din kan være med å redigere skriftlig materiale på et lite kontor. Denne arbeidsflyten vil innebære en "round robin" av redigeringer etterfulgt av levering til skriveren. Større kontorer har ofte mer hierarki når det gjelder å håndtere kreativ arbeidsflyt. Publiseringsarbeidsflyten på et stort kontor kan innebære levering av et utkast til en kopieredaktør, seksjonsredaktør og utgiver før utskrift.
Den beste arbeidsflyten for bedriften din bør forutse personellendringer. Arbeidsflyten din skal enkelt kunne forklares for nye ansatte som er involvert i publikasjoner. Midlertidige redaktører, forfattere og grafikere skal kunne passe lett inn i prosessen. En god tommelfingerregel når du velger den beste publiseringsarbeidsflyten er å designe en prosess som kan forklares for den gjennomsnittlige leseren av publikasjonen.
Du må vurdere programvaren som brukes av publikasjonsteamet når du utvikler et arbeidsflytskjema. Arbeidsflytsystemet ditt kan redusere betydelig dersom forfattere, redaktører og utskriftsgrupper bruker forskjellige versjoner av samme programvare. Dette problemet forverres når en forfatter bruker publiseringsprogramvare som er inkompatibel med kontorprogramvaren din. Publiseringsarbeidsflyten bør forutse disse problemene ved å kreve kompatibilitet fra alle i prosessen.
Din ideelle arbeidsflytmodell kan brukes med din nåværende tilnærming til utskrift. Du vil sannsynligvis trenge å bygge flere revisjons- og redigeringsøkter i arbeidsflytskjemaet hvis du bruker offsettrykk. Publiseringsarbeidsflyten din er kanskje mer kompakt med utskriftsbaserte tjenester, men kostnadene for hver enhet er høyere enn ved offsettrykk. Størrelsen og frekvensen på publikasjoner bør også informere om arbeidsflytanalysen din. Du kan gjøre korrigeringer med dagsaviser og notater lettere enn med årsrapporter.
Arbeidsflytsystemet ditt bør også være bygget for å motstå forstyrrelser i kommunikasjon og dokumentlevering. Diagrammet ditt bør instruere redaktørene om å oppbevare digitale og skrive ut kopier av publikasjoner i tilfelle strømbrudd. Publiseringsflytprosessen må også forutse nettverksbrudd som kobler skriveteam fra skriverne. Skrive- og redigeringsgruppene dine bør bruke bærbare stasjoner, bærbare datamaskiner og hyppige utskrifter for å levere publikasjoner i tide.