Jak si mohu vybrat nejlepší publikační workflow?
Pracovní postup publikování popisuje cestu, kterou dokument prochází od fáze zápisu do publikace. Nejlepší publikační workflow pro vaši společnost závisí na velikosti a složení vašich zaměstnanců. Váš systém je omezen omezeními vašeho tiskového procesu a publikačního softwaru. Je také důležité zvolit proces pracovního postupu publikování, který může probíhat různými formami komunikace. Váš výběr pracovního postupu by měl vyvážit rozpočtové obavy, účinnost a přesnost.
Velikost vašeho pracoviště bude určovat ideální proces pracovního postupu publikování. Celý váš personál by se mohl podílet na úpravách písemných materiálů v malé kanceláři. Tento pracovní postup by zahrnoval „kulaté červenání“ úprav následované doručením do tiskárny. Větší kanceláře se často zabývají více hierarchií při řešení kreativního pracovního postupu. Pracovní postup publikování ve velké kanceláři může vyžadovat doručení konceptu do editoru kopií, editoru sekce a vydavateli před tiskem.
Nejlepší pracovní postup pro vaše podnikání by měl předvídat personální změny. Váš pracovní postup by měl být snadno vysvětlen novým zaměstnancům zapojeným do publikací. Dočasní editoři, spisovatelé a grafici by se měli do procesu snadno zapojit. Dobrým pravidlem při výběru nejlepšího pracovního postupu publikování je navrhnout proces, který by mohl být vysvětlen průměrnému čtenáři vaší publikace.
Při vývoji diagramu pracovního postupu musíte zvážit software používaný týmem publikací. Systém vašich pracovních toků se může výrazně zpomalit, pokud autoři, editoři a tiskový tým používají různé verze stejného softwaru. Tento problém se zhoršuje, když autor používá publikační software, který je nekompatibilní s kancelářským softwarem. Váš pracovní postup publikování by měl tyto problémy předvídat vyžadováním kompatibility od všech v procesu.
Váš ideální model pracovního postupu lze použít s vaším současným přístupem k tisku. Pokud používáte ofsetový tisk, budete pravděpodobně muset v diagramu pracovního postupu vytvořit další revize a úpravy. Pracovní postup publikování může být u služeb tisku na vyžádání kompaktnější, ale náklady na každou jednotku jsou vyšší než u ofsetového tisku. Velikost a četnost publikací by také měla informovat vaši analýzu pracovního postupu. Opravy můžete provádět v denních novinách a poznámkách snadněji než ve výročních zprávách.
Systém pracovních postupů by měl být také vytvořen tak, aby vydržel narušení komunikace a doručování dokumentů. Vaše schéma by mělo vydat editorům pokyn, aby si v případě výpadku proudu uchovávali digitální a tiskové kopie publikací. Proces publikování pracovního postupu musí také předvídat výpadky sítě, které odpojí psaní týmů od jejich tiskáren. Vaše týmy pro psaní a úpravy by měly používat přenosné jednotky, notebooky a časté výtisky k včasnému dodání publikací.