Hoe kies ik de beste werkorder-software?

Het gebruik van papieren bestelformulieren voor een bedrijf kan een effectieve manier zijn om bestellingen op te nemen en in te dienen, maar deze formulieren gaan gemakkelijk verloren, door elkaar gegooid of vergeten. Met werkordersoftware worden alle bestellingen elektronisch aangemaakt en opgeslagen, zodat ze goed georganiseerd zijn en gemakkelijk kunnen worden opgehaald. Goede werkorder-software moet verschillende essentiële elementen bevatten om het voor elke branche het beste te maken. Die elementen omvatten een geavanceerd archiveringssysteem waarmee bestanden kunnen worden geordend op datum, prioriteit en klant; en planningshulpmiddelen, zodat de werknemer die de werkorder maakt, de nieuwe opdracht naast bestaande opdrachten kan plannen. Een rapportagesysteem dat beheerders vertelt wie aan de taak werkt en de voortgang van die taak is ook waardevol, net als mobiele mogelijkheden als het bedrijf werknemers in het veld heeft.

Nadat een bestelling is geplaatst, wordt deze elektronisch opgeslagen in de werkordersoftware. Als de software geen geavanceerd archiveringssysteem heeft, is het mogelijk dat beheerders de bestelling verliezen. Goede programma's kunnen alle bestellingen weergeven op basis van het tijdstip waarop ze zijn gemaakt, hun prioriteit en de klant. Hierdoor kunnen beheerders snel elke opdracht bekijken en ervoor zorgen dat al het werk is voltooid en niet is vergeten.

In de meeste servicegebaseerde bedrijven is planning alles, omdat klanten de snelste en meest efficiënte service willen. Planningshulpmiddelen in de werkorder-software helpen de beheerder alle bestaande taken te controleren en een nieuwe taak te plannen voor een bepaalde datum en tijd, en mogelijk zelfs een bepaalde medewerker. Door een overkoepelend schema te handhaven, kan het bedrijf er zeker van zijn dat alle taken in de snelste volgorde worden uitgevoerd.

Met werkordersoftware met rapportagefuncties kunnen gebruikers bestellingen bekijken op basis van hun voortgang, de hoeveelheid geld die per opdracht is verdiend en wie aan de bestelling heeft gewerkt. Een voordeel van deze functie is dat beheerders kunnen rapporteren hoe goed - of hoe slecht - het bedrijf presteert, op basis van het aantal taken en de hoeveelheid geld die wordt verdiend. Dit helpt het bedrijf ook om te zien hoe goed taken worden uitgevoerd, op basis van hoe lang het duurt voordat de taken zijn voltooid. Als er tijdens een taak iets verkeerd wordt gedaan, kunnen beheerders met deze rapportagefunctie ook controleren wie aan de opdracht is toegewezen, zodat actie kan worden ondernomen tegen de juiste medewerker.

Werkorder-software met mobiele mogelijkheden zal nuttig zijn voor bedrijven met werknemers in het veld, maar waarschijnlijk niet voor degenen die uitsluitend intern werken aan bestellingen. Met mobiele mogelijkheden kan het werkorderprogramma taakinformatie naar de mobiele telefoon van de werknemer verzenden. Op deze manier kan de werknemer snel op de hoogte worden gebracht als er een nieuwe baan is of als er iets verandert aan de huidige baan.