Hoe kies ik de beste workflowbeheersoftware?
Workflow management software is een systeem dat mensen helpt bij het organiseren en automatiseren van de werkprocessen waaruit een bedrijf bestaat. Om de beste workflowsoftware te kiezen, moet u de behoeften bepalen die uw individuele bedrijf heeft en vervolgens de software kiezen die aan al uw behoeften voldoet of aan de meeste daarvan voldoet. Om de beste workflowbeheersoftware voor uw bedrijf te vinden, moet u uw zakelijke behoeften beoordelen en vervolgens informatie verzamelen over de beschikbare softwareprogramma's, zodat u uw opties kunt beperken tot degene die u nodig hebt.
Om te bepalen wat u nodig hebt in workflowbeheersoftware, is uw eerste stap het evalueren van de werkprocessen die u probeert te automatiseren. Veel bedrijven die dit type workflowmodel gebruiken, zijn bijvoorbeeld verkooporganisaties met verkoopvertegenwoordigers die verspreid zijn over het hele land. Wanneer u een workflowanalyse van uw bedrijf uitvoert, kunt u bepalen dat het proces er ongeveer zo uitziet: ten eerste stuurt de marketingafdeling een briefkaart naar uw lijst. Dit wordt vastgelegd in het workflowsysteem, zodat wanneer de oproepen binnenkomen, de medewerkers van de klantenservice die de oproep beantwoorden weten waar de beller naar verwijst.
Wanneer een vraag binnenkomt, registreert de medewerker van de klantenservice het gesprek en wordt het vervolggesprek door het systeem automatisch toegewezen aan de vertegenwoordiger die het gebied bedekt. De verkoopvertegenwoordiger belt de prospect en verkoopt hem het product, dat in het systeem wordt vastgelegd en automatisch naar de orderafhandeling wordt verzonden. Al deze informatie wordt ingevoerd in de workflow management software en automatisch toegewezen of doorgestuurd naar de juiste persoon in het bedrijf.
Naast het vinden van een programma dat u helpt uw processen op de automatische piloot te zetten, zijn andere factoren waarmee u rekening moet houden bij het kiezen van de beste software voor uw bedrijf kosten, training en ondersteuning. Hoewel u verschillende softwareprogramma's kunt vinden die aan uw behoeften voldoen, moet u de kosten van elk overwegen. Als de software binnen uw budget valt, moet deze op uw lijst blijven staan. Degenen die uw budget overschrijden, moeten worden verwijderd.
Bekijk vervolgens de training die het softwarebedrijf biedt om uw personeel te helpen het programma te leren gebruiken. Voortdurende ondersteuning is ook belangrijk. Als er leerproblemen of technische problemen met de software zijn, hebt u het bedrijf nodig om uw bedrijf en personeel te helpen deze problemen op te lossen.
Nadat u al deze gebieden hebt beoordeeld, kijkt u naar de softwareproducten die op uw lijst staan. Zet de resterende opties op volgorde, waarbij het programma bovenaan uw behoeften voldoet. De software die aan de meeste van uw behoeften voldoet, is de beste workflowbeheersoftware voor uw bedrijf.