Hoe voer ik een werkplekonderzoek uit?
Een werkplekonderzoek kan nodig zijn als reactie op een klacht over intimidatie of discriminatie, een veiligheidsprobleem of ongeval op de werkplek, een ernstige schending van bedrijfsbeleid en -procedures of criminele activiteiten zoals diefstal of vandalisme. Aanvragen tijdens een werkplekonderzoek moeten discreet en in overeenstemming met de relevante wetgeving worden gedaan om verdere complicaties van zaken te voorkomen. U moet vooral bekend zijn met het recht op privacywetgeving binnen het rechtsgebied om een werkplekonderzoek uit te voeren.
Werkgevers zijn verplicht alle beschuldigingen van wangedrag te onderzoeken. Zelfs wanneer een informele klacht wordt ingediend, is de werkgever verplicht de zaak te onderzoeken en kan een formeel werkplekonderzoek nodig zijn. Als er onvoldoende onderzoek wordt gedaan, kan de werkgever later openstaan voor claims van nalatigheid.
Wanneer een klacht voor het eerst wordt gepresenteerd, is documentatie cruciaal. Evenzo moeten details van ongevallen of incidenten ook worden geschreven. Details kunnen in de loop van de tijd wazig worden of vergeten, waardoor een schriftelijk dossier van vitaal belang is voor elk onderzoek op de werkplek. Veel bedrijven en organisaties hebben klachten- en incidentformulieren, maar bij gebreke daarvan is elk schriftelijk account voldoende.
Afhankelijk van de klacht of het incident kunnen interviews met getuigen nodig zijn tijdens het werkplekonderzoek. Vragen moeten discreet en privé worden gedaan. U moet informatie verzamelen en toch de privacyrechten van alle betrokkenen respecteren: de klager, getuigen en de beschuldigde. Vragen moeten gericht zijn op het onderhavige probleem en op een open manier worden geformuleerd die niet leidt tot eenvoudige ja of nee-antwoorden.
Lichamelijk onderzoek op de werkplek kan geschikt zijn, afhankelijk van de aard van de melding of het incident. Documentatie is ook hier belangrijk, en foto's van een incident of gevaar kunnen nodig zijn. Nogmaals, privacywetten moeten worden gerespecteerd. Het recht van een werkgever om zoekopdrachten uit te voeren op de werkplek en soortgelijke handelingen, zoals drugstests en surveillance, verschilt van rechtsgebied tot rechtsgebied. Bij twijfel dient u juridisch advies in te winnen voordat een zoekopdracht of test plaatsvindt.
Bevindingen moeten worden samengevoegd in een rapport. Conclusies moeten gebaseerd zijn op bewijsmateriaal en mogen niet de veronderstelling wagen. Het rapport moet een voorgenomen actie bevatten om het incident, de fout of het gevaar dat wordt onderzocht aan te pakken. De resultaten van het onderzoek moeten met de klager worden gedeeld.
Het antwoord op de bevindingen van een werkplekonderzoek moet zich primair richten op het oplossen van het probleem. Apparatuur moet mogelijk worden gerepareerd of vervangen of er moeten nieuwe procedures worden toegepast. In het geval van wangedrag of wangedrag kunnen disciplinaire maatregelen vereist zijn. Afhankelijk van de ernst en de aard van de onderzochte acties, moeten wetshandhavings- of regelgevende instanties mogelijk worden aangemeld.