Hur gör jag en arbetsplatsundersökning?
En utredning på arbetsplatsen kan krävas som svar på ett klagomål om trakasserier eller diskriminering, en säkerhetsproblem eller olycka på arbetsplatsen, ett allvarligt brott mot företagets policyer och förfaranden eller kriminell verksamhet som stöld eller vandalism. Förfrågningar som gjorts under en arbetsplatsundersökning måste göras diskret och i enlighet med relevant lagstiftning för att undvika ytterligare komplikationer av frågor. Du måste vara särskilt bekant med rätten till sekretesslagar inom jurisdiktionen för att utföra en arbetsplatsundersökning.
Arbetsgivarna är skyldiga att undersöka alla anklagelser om överträdelser. Även när ett informellt klagomål presenteras, är arbetsgivaren skyldig att undersöka ärendet och det kan krävas en formell utredning på arbetsplatsen. Underlåtenhet att utreda på ett tillräckligt sätt kan göra att arbetsgivaren är öppen för påståenden om vårdslöshet senare.
När ett klagomål först presenteras är dokumentation avgörande. På samma sätt bör också detaljer om olyckor eller incidenter skrivas. Detaljer kan bli suddig eller glömd med tiden, vilket gör en skriftlig post viktig för varje arbetsplatsutredning. Många företag och organisationer har klagomål och händelseformulär, men i deras frånvaro räcker alla skriftliga konton.
Beroende på klagomålet eller händelsen kan intervjuer med vittnen vara nödvändiga under arbetsplatsutredningen. Förfrågningar bör göras diskret och privat. Du kommer att behöva samla in information samtidigt som du respekterar integritetsrätten för alla inblandade: klaganden, vittnen och den anklagade. Frågor bör fokuseras på frågan och formuleras på ett öppet sätt som inte leder till enkla ja eller nej svar.
Fysisk utredning på arbetsplatsen kan vara lämplig, beroende på rapportens eller händelsens art. Dokumentation är också viktig här och fotografier av en incident eller fara kan behövas. Återigen måste sekretesslagar respekteras. En arbetsgivares rätt att genomföra sökningar på arbetsplatsen och liknande handlingar, som drogprovning och övervakning, varierar från en jurisdiktion till en annan. Om du är osäker bör du söka juridiskt samråd innan någon sökning eller test utförs.
Resultat bör sammanställas i en rapport. Slutsatser bör förlita sig på bevis och bör inte våga sig anta. Rapporten bör innehålla en avsedd åtgärd för att hantera händelsen, felaktigheter eller fara under utredning. Resultaten av utredningen bör delas med klaganden.
Svaret på resultaten från en arbetsplatsundersökning bör främst fokusera på att rätta till problemet. Utrustning kan kräva reparation eller utbyte, eller nya procedurer kan behöva antas. Vid missförstånd eller felaktigheter kan disciplinära åtgärder krävas. Beroende på svårighetsgraden och arten av de åtgärder som undersöks kan det behövas anmälan av brottsbekämpande myndigheter eller tillsynsmyndigheter.