Hvordan gjennomfører jeg en arbeidsplassundersøkelse?
Det kan være nødvendig med en etterforskning på arbeidsplassen som svar på en klage på trakassering eller diskriminering, et sikkerhetsproblem eller ulykke på arbeidsplassen, et alvorlig brudd på selskapets retningslinjer og prosedyrer eller kriminell virksomhet som tyveri eller hærverk. Henvendelser under en arbeidsplassundersøkelse må gjøres diskret og i samsvar med relevant lovgivning for å unngå ytterligere komplikasjoner av forhold. Du må være spesielt kjent med retten til personvernlover innenfor jurisdiksjonen for å utføre en arbeidsplassundersøkelse.
Arbeidsgivere har en plikt til å undersøke alle påstander om forseelse. Selv når den blir presentert for en uformell klage, er arbeidsgiveren forpliktet til å se nærmere på saken, og det kan være nødvendig med en formell undersøkelse på arbeidsplassen. Unnlatelse av å undersøke tilstrekkelig, kan gi arbeidsgiveren åpen for påstander om uaktsomhet senere.
Når en klage først presenteres, er dokumentasjon avgjørende. Tilsvarende bør også detaljer om ulykker eller hendelser skrives. Detaljer kan bli uklare eller glemt med tiden, noe som gjør en skriftlig oversikt viktig for enhver arbeidsplassutredning. Mange virksomheter og organisasjoner har klage- og hendelsesskjemaer, men i deres fravær vil enhver skriftlig konto være tilstrekkelig.
Avhengig av klagen eller hendelsen, kan intervjuer med vitner være nødvendig under etterforskningen på arbeidsplassen. Henvendelser bør gjøres diskret og privat. Du må samle informasjon mens du fremdeles respekterer personvernrettighetene til alle involverte: klageren, vitner og siktede. Spørsmål bør fokuseres på det aktuelle temaet og formulert på en åpen måte som ikke fører til enkle ja eller nei svar.
Fysisk undersøkelse på arbeidsplassen kan være passende, avhengig av rapporten eller hendelsen. Dokumentasjon er også viktig her, og det kan være nødvendig med bilder av en hendelse eller fare. Igjen må personvernlovene overholdes. En arbeidsgivers rett til å foreta søk på arbeidsplassen og lignende handlinger, for eksempel narkotikatesting og overvåking, varierer fra en jurisdiksjon til en annen. Hvis du er i tvil, bør du søke juridisk konsultasjon før noen søk eller test finner sted.
Funn bør settes sammen til en rapport. Konklusjoner bør stole på bevis og bør ikke begi seg ut fra antakelse. Rapporten skal omfatte et tiltenkt tiltak for å adressere hendelsen, forseelser eller fare under etterforskning. Resultatene av etterforskningen skal deles med klageren.
Responsen på funnene fra en arbeidsplassundersøkelse bør først og fremst fokusere på å rette opp problemet. Utstyr kan kreve reparasjon eller utskifting, eller det kan være behov for nye prosedyrer. I tilfelle mishandling eller urettmessig handling, kan det være nødvendig med disiplinærbehandling. Avhengig av alvorlighetsgraden og arten av handlingene som blir undersøkt, kan det hende at lovhåndhevelse eller tilsynsmyndigheter må varsles.