Hoe maak ik een organisatiestructuurrapport?
Een organisatiestructuurrapport is een document dat de autorisatiehiërarchie van een bedrijf weergeeft of beschrijft. Het rapport wordt vaak gebruikt wanneer een bedrijf de effectiviteit van het management moet beoordelen. Het rapport over de organisatiestructuur begint met input van de raad van bestuur of leidinggevenden, een evaluatie van de activiteiten van de organisatie en het invullen van vakken om posities in de organisatie weer te geven. Verschillende soorten structuren zijn mogelijk in een organisatie, zoals lang of plat. Het rapport kan een diagram, een schriftelijke beoordeling of beide zijn.
Eigenaren en leidinggevenden zijn doorgaans verantwoordelijk voor het maken van een organisatiestructuurrapport. Dit rapport is meestal voltooid vóór het begin van de belangrijkste activiteiten van een bedrijf, maar organisaties kunnen het rapport op elk gewenst moment maken. Een beslissing is nodig om te beslissen welk rapportformaat het beste werkt. In veel gevallen geeft een grafiek de beste organisatiestructuur weer, met beschrijvingen of korte toelichtingen aan het diagram. Eigenaren en leidinggevenden kunnen bij operationele managers inzicht vragen bij het invullen van de grafiek voor bepaalde afdelingen.
Een beoordeling van een organisatie is noodzakelijk bij het starten van het organisatiestructuurrapport. Als er meerdere beheerlagen worden ontdekt, is een groot structuurrapport nodig. Minder managementlagen en meer werknemers in autonome functies zullen resulteren in een plat rapport over de organisatiestructuur. De opsteller van het rapport moet vakken tekenen om elke positie in de grafiek weer te geven. De grootte en stijl van de dozen doen er niet noodzakelijk toe; er zou echter slechts één vak voor elke positie moeten zijn.
De volgende stap in het organisatiestructuurrapport is het invullen van de vakken met posities in de organisatie. Bovenaan bevatten de vakken de raad van bestuur, eigenaren en leidinggevenden. Van daaruit moet de grafiek alle managers tussen het hogere management en de werknemers weergeven. Er zijn enkele opties voor het scheiden van de divisies of afdelingen in de organisatie. Het diagram kan bijvoorbeeld afzonderlijke lijnen hebben op basis van organisatorische afdelingen, producten of een hybride van deze twee methoden.
Een vakje is nodig in het organisatierapport voor elke positie in elke afzonderlijke divisie in de grafiek. Dit moet doorgaan totdat alle posities in het bedrijf op de grafiek zijn weergegeven. Naast het fysieke diagram van de organisatie, kan het bedrijf een schriftelijke paragraaf of een andere formulering plaatsen om de aard van het structuurrapport te beschrijven. Nogmaals, het ontwerp en de stroom van de grafiek is afhankelijk van de eisen van het bedrijf. Alles bij elkaar zullen het diagram en de woorden op papier alle fysieke posities weergeven die de bedrijfsactiviteiten beïnvloeden.