Hvordan lager jeg en organisasjonsstrukturrapport?
En organisasjonsstrukturrapport er et dokument som viser eller beskriver et selskaps autorisasjonshierarki. Rapporten har ofte bruk når et selskap trenger å vurdere sin ledelsesmessige effektivitet. Organisasjonsstrukturrapporten starter med innspill fra styret eller ledere, en gjennomgang av organisasjonens drift og utfylling av bokser for å representere stillinger i organisasjonen. Ulike typer strukturer er mulige i en organisasjon, for eksempel høye eller flate. Rapporten kan være et diagram, en skriftlig vurdering eller begge deler.
Eiere og ledere er vanligvis ansvarlige for å lage en organisasjonsstrukturrapport. Denne rapporten er vanligvis fullstendig før oppstart av selskapets store operasjoner, men organisasjoner kan opprette rapporten når som helst. En beslutning er nødvendig for å bestemme hvilket rapportformat som fungerer best. I mange tilfeller representerer et diagram best organisasjonsstruktur, med beskrivelser eller korte forklaringer lagt til i diagrammet. Eiere og ledere kan søke innsikt fra operasjonsledere når de fyller ut diagrammet for visse avdelinger.
En gjennomgang av en organisasjon er nødvendig når du starter organisasjonsstrukturrapporten. Hvis det oppdages flere administrasjonslag, er en rapport med høy struktur nødvendig. Færre ledelseslag og flere ansatte i autonome stillinger vil resultere i en flat organisasjonsstrukturrapport. Rapportopphavsmannen må tegne bokser for å representere hver posisjon i diagrammet. Størrelsen og stilen på boksene betyr ikke nødvendigvis noe; det skal imidlertid bare være en boks for hver posisjon.
Neste trinn i organisasjonsstrukturrapporten er å fylle ut boksene med stillinger i organisasjonen. På toppen vil boksene inneholde styre, eiere og ledere. Derfra må diagrammet vise alle ledere mellom toppledelsen og ansatte. Noen få alternativer finnes for å skille divisjoner eller avdelinger i organisasjonen. For eksempel kan kartet ha separate linjer basert på organisasjonsinndelinger, produkter eller en hybrid av disse to metodene.
En boks er nødvendig i organisasjonsrapporten for hver stilling i hver separate avdeling i diagrammet. Dette må fortsette til alle stillinger i selskapet er representert på kartet. I tillegg til det fysiske diagrammet for organisasjonen, kan selskapet plassere et skriftlig avsnitt eller annet ordtak for å beskrive arten av strukturerapporten. Igjen er utformingen og flyten av diagrammet underlagt selskapets krav. Til sammen vil diagrammet og ordtaket representere på papir alle fysiske stillinger som påvirker selskapets virksomhet.