Hoe ontwikkel ik een projecttijdlijn?
Voordat u aan een groot en belangrijk project begint, is het vaak nuttig om een projecttijdlijn te ontwikkelen. Dit omvat het vastleggen van de belangrijkste stappen die bij een project zullen worden betrokken, van start tot finish, samen met de verantwoordelijke personen of teams en verwachte einddata. Dit is een manier om naar de belangrijkste details te kijken, of naar het grote geheel van het hele project, inclusief alle doelen en mijlpalen.
Als een persoon een projecttijdlijn ontwikkelt voor een project dat hij of zij onafhankelijk uitvoert, kan hij of zij alleen verantwoordelijk zijn voor het ontwikkelen van de tijdlijn. Bij veel projecten, vooral op grote schaal, zijn meerdere werknemers of teamleden betrokken. Bij het opstellen van projecttijdlijnen voor dergelijke projecten, moeten alle werknemers die bij het besluitvormingsproces worden betrokken ook deel uitmaken van het opstellen van de tijdlijn.
De tijdlijn moet alle geprojecteerde mijlpalen en doelen bevatten die deel uitmaken van het project, samen met degenen die verantwoordelijk zijn voor de verschillende onderdelen, benodigde materialen en de beoogde einddatum voor elke stap. Vergaderingen of controlepunten die vooraf zijn gepland, kunnen ook worden opgenomen in een projecttijdlijn, omdat het idee is om de best mogelijke weergave van het hele project te geven. Omdat een groep aanvankelijk samenwerkt om een projecttijdlijn te ontwikkelen, moeten ze allemaal de tijdlijn kunnen zien. Het kan via een computer op een bord worden geprojecteerd, in een online werkruimte met meerdere toegangen worden geplaatst of met markeringen worden geschreven als een ruwe schets op een groot stuk kaartpapier op de muur.
Nadat een initiële projecttijdlijn is gemaakt, moet elk lid van de groep die verantwoordelijk is voor het project hiervan een kopie ontvangen ter referentie. Het kan een papieren kopie zijn of een elektronische kopie die online is geplaatst of naar leden is gemaild. De projecttijdlijn is een werkdocument dat regelmatig gedurende het project moet worden herzien, zodat het kan worden aangepast als zich wijzigingen en onvoorziene omstandigheden voordoen.
Project tijdlijnen hebben verschillende voordelen. Ze helpen om alle leden van een team gefocust te houden op de doelen van een bepaald project en om ze bij elkaar te houden wanneer het project evolueert en verandert. Deze tijdlijnen helpen ook om aan te tonen hoe het project op een schriftelijke en visuele manier moet verlopen. Tijdlijnen voor projecten moeten nuttig zijn voor zowel leden van het team die detailgericht zijn als voor degenen die een groter beeld moeten zien van hoe alles in elkaar past. Projecttijdlijnen kunnen ook helpen om ervoor te zorgen dat alle vereiste taken en stappen in een project correct zijn toegewezen en gedelegeerd.