Jak mohu rozvinout časový rozvrh projektu?

Před zahájením velkého a důležitého projektu je často užitečné rozvinout časový rozvrh projektu. To zahrnuje zaznamenání hlavních kroků, které budou do projektu zapojeny, od začátku do konce, spolu s odpovědnými osobami nebo týmy a předpokládanými termíny dokončení. To je způsob, jak se dívat na hlavní podrobnosti nebo celkový obraz celého projektu, včetně všech cílů a milníků.

Pokud osoba vyvíjí časový plán projektu pro projekt, který dokončuje samostatně, pak může být sám zodpovědný za vývoj časové osy. Mnoho projektů, zejména velkých, zahrnuje více pracovníků nebo členů týmu. Při vytváření časových harmonogramů projektů pro tyto projekty by měli být všichni zaměstnanci, kteří se budou podílet na rozhodovacím procesu, součástí vytváření časového plánu.

Časová osa by měla zahrnovat všechny plánované milníky a cíle, které jsou součástí projektu, spolu s těmi, kdo jsou odpovědní za různé části, potřebné materiály a datum dokončení cíle pro každý krok. Schůzky nebo kontrolní body, které byly plánovány předem, mohou být také zahrnuty do časového plánu projektu, protože myšlenkou je poskytnout co nejlepší reprezentaci celého projektu. Protože skupina zpočátku spolupracuje na vývoji časové osy projektu, měli by všichni vidět časový plán. Může být promítnuta na desku pomocí počítače, umístěna do online pracovního prostoru s vícenásobným přístupem nebo napsána se značkami jako hrubý ponor na velkém kusu grafového papíru umístěného na zdi.

Po vytvoření počáteční časové osy projektu by měl být každému členu skupiny odpovědné za projekt poskytnuta jeho kopie pro reference. Může to být papírová kopie nebo elektronická kopie, která je zveřejněna online nebo e-mailem členům. Časová osa projektu je pracovní dokument, který by měl být v průběhu projektu pravidelně revidován, aby mohl být upraven podle toho, jak se vyskytnou změny a nepředvídané události.

Časové osy projektu mají několik výhod. Pomáhají udržet všechny členy týmu zaměřené na cíle konkrétního projektu a udržet je pohromadě, jak se projekt vyvíjí a mění. Tyto časové osy také pomáhají demonstrovat, jak by měl projekt plynout kombinací písemného a vizuálního charakteru. Časové osy pro projekty by měly být užitečné jak pro členy týmu, kteří jsou detailně orientováni, tak pro ty, kteří potřebují vidět větší obrázek o tom, jak všechno zapadá dohromady. Časové osy projektu také mohou pomoci zajistit, aby všechny požadované úkoly a kroky v projektu byly náležitě přiřazeny a delegovány.