Wie entwickle ich eine Projektzeitleiste?
Bevor Sie ein großes und wichtiges Projekt in Angriff nehmen, ist es oft hilfreich, einen Projektzeitplan zu erstellen. Dies umfasst die Aufzeichnung der wichtigsten Schritte, die von Anfang bis Ende in ein Projekt einbezogen werden, sowie der verantwortlichen Personen oder Teams und der geplanten Fertigstellungstermine. Auf diese Weise können Sie die wichtigsten Details oder das Gesamtbild des gesamten Projekts mit allen darin enthaltenen Zielen und Meilensteinen betrachten.
Wenn eine Person eine Projektzeitleiste für ein Projekt entwickelt, das sie selbstständig abschließt, kann sie allein für die Entwicklung der Zeitleiste verantwortlich sein. Viele Projekte, insbesondere große Projekte, betreffen mehrere Mitarbeiter oder Mitglieder eines Teams. Wenn für solche Projekte Projektzeitpläne erstellt werden, sollten alle Mitarbeiter, die am Entscheidungsprozess beteiligt sind, ebenfalls Teil der Erstellung des Zeitplans sein.
Die Zeitleiste sollte alle geplanten Meilensteine und Ziele enthalten, die Teil des Projekts sind, sowie diejenigen, die für die verschiedenen Teile, benötigten Materialien und das geplante Fertigstellungsdatum für jeden Schritt verantwortlich sind. Im Voraus geplante Besprechungen oder Kontrollpunkte können ebenfalls in die Projektlaufzeit einbezogen werden, da das gesamte Projekt bestmöglich dargestellt werden soll. Da eine Gruppe zunächst zusammenarbeitet, um eine Projektzeitleiste zu entwickeln, sollte sie alle in der Lage sein, die Zeitleiste anzuzeigen. Es kann über einen Computer auf eine Tafel projiziert, in einem Online-Arbeitsbereich mit Mehrfachzugriff platziert oder mit Markierungen als grober Entwurf auf ein großes Blatt Diagrammpapier an der Wand geschrieben werden.
Nachdem eine erste Projektzeitleiste erstellt wurde, sollte jedem Mitglied der für das Projekt verantwortlichen Gruppe eine Kopie als Referenz übergeben werden. Es kann sich um eine Papierversion oder eine elektronische Kopie handeln, die online veröffentlicht oder per E-Mail an die Mitglieder gesendet wird. Die Projektzeitleiste ist ein Arbeitsdokument, das während des gesamten Projekts regelmäßig überarbeitet werden sollte, damit es angepasst werden kann, wenn Änderungen und Eventualitäten auftreten.
Projekttermine haben mehrere Vorteile. Sie helfen, alle Mitglieder eines Teams auf die Ziele eines bestimmten Projekts zu konzentrieren und sie zusammenzuhalten, während sich das Projekt weiterentwickelt und verändert. Diese Zeitleisten helfen auch dabei, den schriftlichen und visuellen Ablauf des Projekts zu veranschaulichen. Zeitpläne für Projekte sollten sowohl für Mitglieder des Teams hilfreich sein, die sich an Details orientieren, als auch für diejenigen, die das Gesamtbild davon sehen möchten, wie alles zusammenpasst. Projektzeitpläne können auch dazu beitragen, sicherzustellen, dass alle erforderlichen Aufgaben und Schritte in einem Projekt ordnungsgemäß zugewiesen und delegiert wurden.