Jak opracować oś czasu projektu?
Przed rozpoczęciem dużego i ważnego projektu często pomocne jest opracowanie harmonogramu projektu. Obejmuje to rejestrowanie głównych kroków, które będą zaangażowane w projekt, od początku do końca, wraz z osobami odpowiedzialnymi lub zespołami oraz przewidywanymi datami zakończenia. Jest to sposób patrzenia na najważniejsze szczegóły lub duży obraz całego projektu, z uwzględnieniem wszystkich celów i kamieni milowych.
Jeśli dana osoba opracowuje oś czasu projektu, którą realizuje samodzielnie, wówczas może ponosić wyłączną odpowiedzialność za opracowanie osi czasu. Wiele projektów, zwłaszcza na dużą skalę, angażuje wielu pracowników lub członków zespołu. Kiedy tworzone są ramy czasowe projektów dla takich projektów, wszyscy pracownicy, którzy będą zaangażowani w proces decyzyjny, również powinni wziąć udział w tworzeniu osi czasu.
Oś czasu powinna obejmować wszystkie przewidywane kamienie milowe i cele, które są częścią projektu, a także osoby odpowiedzialne za różne części, potrzebne materiały i docelową datę zakończenia każdego etapu. Spotkania lub punkty kontrolne, które zostały wcześniej zaplanowane, mogą również zostać uwzględnione na osi czasu projektu, ponieważ chodzi o to, aby zapewnić najlepszą możliwą reprezentację całego projektu. Ponieważ grupa początkowo pracuje razem nad opracowaniem osi czasu projektu, wszyscy powinni być w stanie zobaczyć oś czasu. Może być rzutowany na tablicę za pomocą komputera, umieszczony w wielodostępnym obszarze roboczym online lub zapisany za pomocą markerów jako szorstki szkic na dużej kartce papieru umieszczonej na ścianie.
Po utworzeniu wstępnej osi czasu projektu, każdy członek grupy odpowiedzialnej za projekt powinien otrzymać jej kopię w celach informacyjnych. Może to być kopia papierowa lub elektroniczna, która jest publikowana online lub wysyłana pocztą elektroniczną do członków. Oś czasu projektu jest dokumentem roboczym, który należy okresowo sprawdzać w całym projekcie, aby można go było dostosowywać w miarę pojawiania się zmian i sytuacji awaryjnych.
Terminy projektu mają kilka zalet. Pomagają utrzymać wszystkich członków zespołu skoncentrowanych na celach konkretnego projektu i utrzymać ich razem, gdy projekt ewoluuje i zmienia się. Te ramy czasowe pomagają również zademonstrować, w jaki sposób projekt powinien przebiegać w sposób pisemny i wizualny. Terminy projektów powinny być pomocne zarówno dla członków zespołu, którzy są zorientowani na szczegóły, jak i dla tych, którzy muszą zobaczyć szerszy obraz tego, jak wszystko do siebie pasuje. Terminy projektu mogą również pomóc upewnić się, że wszystkie wymagane zadania i kroki w projekcie zostały odpowiednio przypisane i delegowane.