Hoe voer ik een ERP-evaluatie uit?
De effectiviteit van Enterprise Resource Planning (ERP) kan worden gemeten via een ERP-evaluatie. Bedrijven die een ERP-evaluatie uitvoeren, moeten verschillende factoren afwegen. Deze omvatten hoe goed de software zich aanpast aan veranderingen in het bedrijf, hoe gemakkelijk de ERP-software te gebruiken is en hoeveel de ERP-software kost om te kopen en te onderhouden.
In wezen is ERP software die informatie over de financiële middelen, activa, passiva en werknemers van een bedrijf consolideert om een gecentraliseerde database te bieden voor gebruik door management of aandeelhouders. Bij het uitvoeren van een ERP-evaluatie is het vermogen van de software om alle informatie te integreren een belangrijke factor om te overwegen. Aangezien de software is ontworpen om het verzamelen van informatie te vergemakkelijken, moet de efficiëntie van de geselecteerde ERP-software en de mogelijkheid om ERP eenvoudig in de bedrijfsactiviteiten te implementeren worden overwogen.
Software die niet in overeenstemming is met de branche of bedrijfspraktijken van een bedrijf kan ERP-fouten tot gevolg hebben. Een ERP-evaluatie moet gericht zijn op hoe goed de software zich aanpast aan veranderingen in het bedrijf. Als de ERP-software zich niet aanpast aan wijzigingen in inkomsten of personeel, wordt de functionaliteit van de software belemmerd. Om ERP in staat te stellen een bedrijf te integreren, moet de software op maat worden gemaakt voor elk segment van het bedrijf. Als de ERP-evaluatie niet integreert, wordt het daadwerkelijke hulpprogramma van de software belemmerd door aanbevelingen en informatie die te algemeen is om van enig nut te zijn.
Gebruiksgemak is de tweede factor waarmee rekening moet worden gehouden bij het beheer van een ERP-evaluatie. Software die ingewikkeld is of geavanceerde kennis vereist, beperkt het aantal mensen dat in staat is ERP te gebruiken. Ook als de ERP-technologie problemen veroorzaakt tijdens de installatiefase of niet compatibel is met het computersysteem van een bedrijf, zullen de efficiëntie en productiviteit negatief worden beïnvloed omdat er meer tijd wordt besteed aan het aanpassen van het ERP-systeem in plaats van het verzamelen van gegevens die relevant zijn voor het maken van kwaliteitszaken beslissingen.
Hoewel een bedrijf profijt kan hebben van ERP, zullen de voordelen teniet worden gedaan als er te veel geld wordt besteed aan het kopen, implementeren en trainen van medewerkers in het gebruik van het programma. ERP-software is erg duur. Daarom moeten bij het toezicht op een ERP-evaluatie de kosten van het onderhoud van de ERP worden vergeleken met de voordelen van het programma, zoals verhoogde productiviteit, verbeterde communicatie tussen afdelingen of faciliteiten en een betere organisatie van informatie. Ook is de relatie van een bedrijf en zijn ERP-verkoper belangrijk. Als de leverancier meer geld in rekening brengt voor het bijwerken of oplossen van problemen met ERP, kan een wijziging in leveranciers ervoor zorgen dat een bedrijf meer geld bespaart.