Hoe schrijf ik een verzuimbrief?
Een ziekteverzuimbrief moet de reden voor de waarschuwing en specifieke datums vermelden waarop een werknemer zijn werk heeft gemist. Door de gewenste uitkomst te vermelden, krijgt de werknemer bericht dat het bedrijf verwacht dat de aanwezigheid zal verbeteren. Deze waarschuwing verklaart meestal de gevolgen van herhaalde niet-geëxcuseerde afwezigheden van het werk en bevat een opmerking die aangeeft dat het probleem kan worden opgelost. Een afwezige brief kan kwesties in het verleden van vergelijkbare aard schetsen.
Sommige bedrijven geven de voorkeur aan een persoonlijke ontmoeting met een werknemer die te veel werk mist omdat de eerste stap voordat een verzuimbrief uitgaat. Door de werknemer een kopie van zijn of haar aanwezigheidsregistratie te geven, worden buitensporige afwezigheid gedocumenteerd en is dit misschien de enige actie die nodig is om het probleem op te lossen. Een vergadering geeft de werknemer ook de kans om omstandigheden op het werk of in zijn of haar persoonlijke leven met verzuim uit te leggen.
Een ziekteverzuimbrief biedt soms begeleiding aan de werknemer of vraagt hem of haar om toestemming voor een medisch onderzoek. Deze brief moet professioneel blijven en mag geen persoonlijke meningen van de werknemer bevatten. De reden voor de brief moet worden vermeld, samen met mogelijke gevolgen als de aanwezigheid op het werk niet verbetert. Als een bedrijfsbeleid de aanwezigheid van werknemers regelt, kan het beleid worden vermeld in de verzuimbrief.
Als een werknemer zonder reden werk blijft missen, kan een tweede brief strenger worden geformuleerd. Het kan eerdere waarschuwingen en gebrek aan verbetering in het aanwezigheidspercentage van de werknemer opmerken. De dreiging van beëindiging komt meestal voor in deze verzuimbrief. Bewijs van slechte aanwezigheid moet duidelijk worden beschreven in deze waarschuwing, samen met alle inspanningen van de werkgever om het probleem op te lossen.
Mensen missen werk om verschillende redenen, waaronder ziekte en letsel. Deze voorwaarden vallen meestal buiten de controle van de werknemer en worden aanvaard als legitieme redenen voor afwezigheid. Sommige bedrijven vragen om bewijs van een arts als medische problemen een persoon verhinderen naar het werk te gaan, vooral als de afwezigheid een lange periode beslaat. Wanneer een werknemer regelmatig werk mist om redenen die hij of zij kan controleren, is dit meestal een reden voor progressieve disciplinaire maatregelen.
Gewoonte ziekteverzuim kan worden gedefinieerd in het bedrijfsbeleid, maar gaat meestal gepaard met afwezigheid van één dag die vaak voorkomt. Het management berekent doorgaans het totale aantal dagen dat een medewerker gedurende een langere periode niet is komen opdagen. Dit aantal kan worden vergeleken met de aanwezigheid van andere werknemers om te bepalen of afwezigheden buitensporig zijn.
De laatste actie die gewoonlijk wordt ondernomen om met chronisch ziekteverzuim om te gaan, kan komen als een beëindigingsbrief. In deze brief moet duidelijk worden vermeld dat een werknemer zijn of haar aanwezigheid na waarschuwingen niet heeft gecorrigeerd. In een opzeggingsbrief wordt de werknemer doorgaans gevraagd sleutels, apparatuur, uniformen en alle andere eigendommen van het bedrijf in te leveren. Het bevat meestal een ingangsdatum en een deadline voor het retourneren van onroerend goed.
Ziekteverzuim treft collega's op de werkplek die mogelijk taken uitvoeren die normaal door afwezige collega's worden gedaan. Wanneer dit herhaaldelijk gebeurt, kan dit wrok veroorzaken en het moreel beïnvloeden. Financiële gevolgen zijn onder meer overuren betalen voor iemand om werk te doen dat meestal door de afwezige werknemer wordt gedaan. Verzuim kan ook de productiviteit beïnvloeden en planningen verstoren.