Hvordan skriver jeg et fraværsbrev?
Et fraværsbrev bør uttale årsaken til advarselen og bestemte datoer da en ansatt savnet arbeidet. Oppføring av ønsket utfall gir ansatte beskjed om at selskapet forventer at oppmøtet vil bli bedre. Denne advarselen forklarer typisk konsekvensene av gjentatte ikke-utnyttede fravær fra jobb og inkluderer en kommentar som indikerer en tro på at problemet kan løses. Et fraværende brev kan skissere problemer i fortiden av lignende karakter.
Noen selskaper foretrekker et møte ansikt til ansikt med en ansatt som mangler for mye arbeid som det første trinnet før et fraværsbrev går ut. Å gi arbeidstakeren en kopi av hans eller hennes fremmøtte dokumenterer overdreven fravær og kan være den eneste handlingen som er nødvendig for å løse problemet. Et møte gir også den ansatte en sjanse til å forklare omstendigheter på jobben eller i sitt personlige liv som forårsaker fravær.
Fraværsbrev inneholder noen ganger rådgivning til den ansatte eller ber ham eller henne om å samtykke til en medisinsk undersøkelse. Dette brevet skal forbli profesjonelt og ikke omfatte noen personlige meninger fra arbeidstakeren. Årsaken til brevet bør oppgis, sammen med potensielle konsekvenser hvis arbeidsmøte ikke bedres. Hvis en selskapspolicy regulerer ansattes fremmøte, kan policyen nevnes i fraværsbrevet.
Hvis en ansatt fortsetter å savne arbeidet uten årsak, kan en annen bokstav formuleres strengere. Det kan være oppmerksom på tidligere advarsler og manglende forbedring i ansattes fremmøte. Trusselen om oppsigelse kommer vanligvis frem i dette fraværsbrevet. Bevis for dårlig oppmøte bør tydelig skisseres i denne advarselen, sammen med arbeidsgiverens anstrengelser for å løse problemet.
Folk savner arbeid av forskjellige grunner, inkludert sykdom og skade. Disse forholdene er vanligvis utenfor arbeidstakers kontroll og akseptert som legitime grunner for fravær. Noen selskaper ber om bevis fra lege hvis medisinske problemer hindrer en person i å gå på jobb, spesielt hvis fraværet dekker over lang tid. Når en ansatt ofte savner arbeid av grunner han eller hun kan kontrollere, garanterer det typisk progressiv disiplinær handling.
Vanlig fravær kan være definert i selskapspolitikken, men innebærer vanligvis en dags fravær som ofte forekommer. Ledelse beregner vanligvis det totale antall dager en ansatt ikke klarte å dukke opp over en lengre periode. Dette antallet kan sammenlignes med oppmøte blant andre ansatte for å avgjøre om fravær er overdreven.
Den endelige handlingen som vanligvis tas for å håndtere kronisk fravær, kan komme som et oppsigelsesbrev. Dette brevet skal tydelig bemerke at en ansatt ikke klarte å korrigere sitt fremmøte etter advarsler. Et oppsigelsesbrev ber vanligvis den ansatte om å skaffe inn nøkler, utstyr, uniformer og all annen eiendom som tilhører selskapet. Det inkluderer vanligvis en effektiv dato og en frist for retur av eiendom.
Fravær påvirker kolleger på arbeidsplassen som kan dekke oppgaver som normalt gjøres av fraværende kolleger. Når dette skjer gjentatte ganger, kan det avle harme og påvirke moral. Økonomiske konsekvenser kan omfatte å betale overtid for noen å utføre arbeid som vanligvis utføres av den fraværende ansatte. Fravær kan også påvirke produktiviteten og forstyrre tidsplanene.