Jak napisać list o nieobecności?

List nieobecności powinien określać przyczynę ostrzeżenia i konkretne daty, w których pracownik opuścił pracę. Lista pożądanego wyniku daje pracownikowi powiadomienie, że firma spodziewa się poprawy frekwencji. To ostrzeżenie zazwyczaj wyjaśnia konsekwencje powtarzających się nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy i zawiera komentarz wskazujący na przekonanie, że problem można rozwiązać. List nieobecny może przedstawiać problemy w przeszłości o podobnym charakterze.

Niektóre firmy wolą osobiste spotkanie z pracownikiem, któremu brakuje zbyt dużo pracy, jako wstępny krok przed wyjściem z listu nieobecności. Przekazanie pracownikowi kopii protokołu obecności dokumentuje nadmierną nieobecność i może być jedynym działaniem niezbędnym do rozwiązania problemu. Spotkanie daje również pracownikowi możliwość wyjaśnienia okoliczności w pracy lub w życiu osobistym, które powodują nieobecność w pracy.

List nieobecności czasami oferuje pracownikowi poradę lub prosi go o zgodę na badanie lekarskie. List ten powinien pozostać profesjonalny i nie może zawierać żadnych osobistych opinii pracownika. Powód tego listu powinien zostać podany wraz z potencjalnymi konsekwencjami, jeśli frekwencja nie ulegnie poprawie. Jeśli polityka firmy reguluje frekwencję pracowników, można ją wymienić w liście dotyczącym nieobecności.

Jeśli pracownik nadal będzie tęsknił za pracą bez powodu, druga litera może być sformułowana bardziej surowo. Może zauważyć wcześniejsze ostrzeżenia i brak poprawy frekwencji pracownika. Groźba wypowiedzenia pojawia się zasadniczo w tym piśmie o nieobecności. W ostrzeżeniu należy wyraźnie przedstawić dowody niskiej frekwencji, a także wszelkich starań pracodawcy zmierzających do rozwiązania problemu.

Ludzie tęsknią za pracą z różnych powodów, w tym z powodu choroby i obrażeń. Warunki te są zwykle poza kontrolą pracownika i są akceptowane jako uzasadnione powody nieobecności. Niektóre firmy proszą lekarza o dowód, czy problemy medyczne uniemożliwiają podjęcie pracy, zwłaszcza jeśli nieobecność obejmuje długi okres. Gdy pracownik często tęskni za pracą z powodów, które może kontrolować, zazwyczaj uzasadnia to postępujące postępowanie dyscyplinarne.

Nawykowy nieobecność może być zdefiniowana w polityce firmy, ale ogólnie obejmuje często jednodniowe nieobecności. Kierownictwo zazwyczaj oblicza całkowitą liczbę dni, w których pracownik nie pojawił się w dłuższym okresie. Liczbę tę można porównać ze wskaźnikiem obecności innych pracowników, aby ustalić, czy nieobecności są nadmierne.

Ostateczne działanie zwykle podejmowane w celu radzenia sobie z chroniczną nieobecnością w pracy może być zakończone listem. W liście tym należy wyraźnie zauważyć, że pracownik nie skorygował swojej obecności po ostrzeżeniach. W piśmie o wypowiedzeniu zazwyczaj prosi się pracownika o oddanie kluczy, sprzętu, mundurów i wszelkich innych nieruchomości należących do firmy. Zazwyczaj obejmuje datę wejścia w życie i termin zwrotu nieruchomości.

Absencja dotyczy współpracowników w miejscu pracy, którzy mogą obejmować zadania normalnie wykonywane przez nieobecnych współpracowników. Kiedy zdarza się to wielokrotnie, może wywołać urazę i wpłynąć na morale. Skutki finansowe mogą obejmować płacenie za nadgodziny za pracę wykonywaną zwykle przez nieobecnego pracownika. Absencja może również wpływać na wydajność i zakłócać harmonogramy.