Hvordan skriver jeg et fraværsbrev?
Et fraværsbrev skal præcisere årsagen til advarslen og de specifikke datoer, hvor en medarbejder gik glip af arbejdet. Når det ønskede resultat vises, giver medarbejderen besked om, at virksomheden forventer, at deltagelsen forbedres. Denne advarsel forklarer typisk konsekvenserne af gentagne uudnyttede fravær fra arbejde og inkluderer en kommentar, der angiver en tro på, at problemet kan løses. Et fraværende brev kan skitsere problemer i fortiden af lignende art.
Nogle virksomheder foretrækker et ansigt til ansigt møde med en medarbejder, der mangler for meget arbejde som det første trin, før et fraværsbrev går ud. At give arbejdstageren en kopi af hans eller hendes fremmøde journal dokumenterer overdreven fravær og kan være den eneste handling, der er nødvendig for at løse problemet. Et møde giver også medarbejderen en chance for at forklare omstændighederne på arbejdet eller i sit personlige liv, der forårsager fravær.
Et fraværsbrev giver undertiden rådgivning til medarbejderen eller beder ham eller hende om at godkende en medicinsk undersøgelse. Dette brev skal forblive professionelt og ikke omfatte nogen personlige udtalelser fra arbejdstageren. Årsagen til brevet skal angives sammen med mulige konsekvenser, hvis arbejdsdeltagelsen ikke forbedres. Hvis en virksomheds politik regulerer medarbejdernes deltagelse, kan politikken nævnes i fraværsbrevet.
Hvis en medarbejder fortsætter med at gå glip af arbejde uden grund, kan et andet brev muligvis formuleres strengere. Det kan være opmærksom på tidligere advarsler og manglende forbedring i medarbejderens deltagelsesfrekvens. Truslen om opsigelse fremgår generelt i dette fraværsbrev. Bevis for dårligt fremmøde skal klart fremgå af denne advarsel sammen med arbejdsgiverens bestræbelser på at løse problemet.
Folk går glip af arbejde af forskellige grunde, herunder sygdom og personskade. Disse forhold er normalt uden for arbejdstagerens kontrol og accepteres som legitime grunde til fravær. Nogle virksomheder beder om bevis fra en læge, hvis medicinske problemer forhindrer en person i at arbejde, især hvis fraværet dækker en lang periode. Når en medarbejder ofte savner arbejde af grunde, som han eller hun kan kontrollere, garanterer det typisk progressiv disciplinærhandling.
Habitual fravær kan være defineret i virksomhedens politik, men involverer generelt en-dags fravær, der ofte forekommer. Ledelsen beregner typisk det samlede antal dage, hvor en medarbejder ikke kunne møde op i en længere periode. Dette antal kan sammenlignes med deltagernes andel af andre medarbejdere for at afgøre, om fravær er for høje.
Den endelige handling, der almindeligvis tages for at håndtere kronisk fravær, kan komme som et opsigelsesbrev. Dette brev skal tydeligt bemærke, at en medarbejder ikke har rettet sit deltagelse efter advarsler. Et opsigelsesbrev beder typisk medarbejderen om at indtaste nøgler, udstyr, uniformer og enhver anden ejendom, der tilhører virksomheden. Det inkluderer normalt en effektiv dato og en frist for returnering af ejendom.
Fravær påvirker kolleger på arbejdspladsen, der muligvis dækker opgaver, der normalt udføres af fraværende kolleger. Når dette sker gentagne gange, kan det avle vrede og påvirke moral. Økonomiske virkninger kan omfatte betaling af overarbejde for nogen til at udføre arbejde, der normalt udføres af den fraværende medarbejder. Fravær kan også påvirke produktiviteten og forstyrre tidsplanerne.