Hur skriver jag ett frånvarebrev?

Ett frånvarebrev bör ange orsaken till varningen och specifika datum då en anställd missade arbetet. Att lista önskat resultat ger medarbetaren meddelandet om att företaget förväntar sig att deltagandet kommer att förbättras. Denna varning förklarar vanligtvis konsekvenserna av upprepade oavvisade frånvaro från arbetet och innehåller en kommentar som indikerar en övertygelse om att problemet kan lösas. Ett frånvarande brev kan beskriva frågor i förflutna av liknande karaktär.

Vissa företag föredrar ett ansikte-till-ansikte möte med en anställd som saknar för mycket arbete som det första steget innan ett frånvarebrev släpps. Att ge arbetaren en kopia av hans eller hennes närvarojournal dokumenterar alltför stora frånvaro och kan vara den enda åtgärden som krävs för att lösa problemet. Ett möte ger också den anställde en chans att förklara omständigheter på jobbet eller i hans eller hennes personliga liv som orsakar frånvaro.

Ett frånvarebrev erbjuder ibland rådgivning till den anställda eller ber honom eller henne att godkänna en läkarundersökning. Detta brev bör förbli professionellt och inte innehålla några personliga åsikter från arbetaren. Anledningen till brevet bör anges, tillsammans med potentiella konsekvenser om arbetsmötet inte förbättras. Om en företagspolicy reglerar anställdas närvaro kan policyn nämnas i frånvarobrevet.

Om en anställd fortsätter att sakna arbetet utan orsak, kan en andra bokstav formuleras strängare. Det kan noteras tidigare varningar och brist på förbättring av den anställdes närvaro. Hotet om uppsägning framgår generellt i detta frånvarebrev. Bevis på dåligt närvaro bör tydligt beskrivas i denna varning, tillsammans med arbetsgivarens ansträngningar för att lösa problemet.

Människor saknar arbete av olika skäl, inklusive sjukdom och skada. Dessa villkor är vanligtvis utanför arbetarens kontroll och accepteras som legitima skäl för frånvaro. Vissa företag ber om bevis från en läkare om medicinska problem hindrar en person att gå till jobbet, särskilt om frånvaron täcker en lång tid. När en anställd ofta missar arbetet av skäl som han eller hon kan kontrollera, garanterar det typiskt progressiv disciplinåtgärd.

Vanligt förekommande frånvaro kan definieras i företagspolitiken, men involverar vanligtvis en dags frånvaro som ofta förekommer. Ledningen beräknar vanligtvis det totala antalet dagar en anställd misslyckades med att dyka upp under en längre tidsperiod. Detta antal kan jämföras med närvaron för andra anställda för att avgöra om frånvaron är alltför stora.

Den sista åtgärden som ofta vidtas för att hantera kronisk frånvaro kan komma att vara ett avslutningsbrev. Detta brev bör tydligt notera att en anställd misslyckades med att korrigera sitt närvaro efter varningar. Ett uppsägningsbrev ber vanligtvis anställda att lämna in nycklar, utrustning, uniformer och all annan egendom som tillhör företaget. Det innehåller vanligtvis ett giltigt datum och en tidsfrist för att återlämna egendom.

Frånvaro påverkar kollegor på arbetsplatsen som kan täcka uppgifter som normalt utförs av frånvarande kollegor. När detta händer upprepade gånger kan det föda förbittring och påverka moral. Ekonomiska effekter kan inkludera att betala övertid för någon att göra arbete som vanligtvis utförs av den frånvarande arbetstagaren. Frånvaro kan också påverka produktiviteten och störa scheman.