Wat zijn engagement-brieven?

Betrokkenheidsbrieven zijn veel voorkomende hulpmiddelen die fungeren als contracten voor diensten tussen groepen. Belastingaccountants, advocaten en andere servicegerichte beroepen verstrekken deze documenten aan cliënten. De specifieke kenmerken van elke opdrachtbevestiging zijn verschillend, maar bevatten doorgaans vier afzonderlijke delen van het contract.

Het eerste deel van verlovingsbrieven gaat altijd over de diensten die aan de klant worden geleverd. Afhankelijk van de uitgever van de brief, kan deze alles voorschrijven, van een accountant die een audit van de specifieke rekeningen van een klant uitvoert tot iets meer open einde, zoals een overeenkomst met een wettelijke houder van een advocaat. Dit deel van de brief splitst normaal gesproken ook de specifieke verantwoordelijkheden op, zoals welke taken de auditor zal uitvoeren en welke resultaten of rapporten aan de cliënt zullen worden verstrekt, indien aanwezig.

Het tweede deel van verlovingsbrieven gaat meestal in op specifieke voorbehouden voor de verantwoordelijkheden en diensten die worden verleend. Hier legt de uitgever van de brief mogelijke beperkingen van het uitvoeren van werkzaamheden uit en wat de mogelijke gevolgen zullen zijn. Een voorbeeld is een accountantskantoor dat verklaart dat het gedurende een bepaalde tijd toegang tot records nodig heeft of dat het de levering van zijn audit niet kan garanderen. De levertijd van deze services, ook wel de deadline genoemd, wordt ook in dit gedeelte behandeld. Het maakt de tijdsverwachtingen voor beide partijen duidelijk en erkent dat het niet-nakomen van deze deadline een inbreuk op het contract is.

Klantenservice staat stevig vermeld in het derde deel van de meeste verlovingsbrieven. In dit gedeelte wordt aangegeven welke assistentie de cliënt naar verwachting van de uitgever van de brief verwacht. Dit omvat veel taken, maar verwijst meestal naar het invullen van papierwerk of het openen van accounts. In dit gedeelte staat meestal dat er een vergoeding wordt toegevoegd als de klant deze verantwoordelijkheden niet nakomt. Dit is ook het gedeelte van de brief dat betrekking heeft op externe contractanten die nodig zullen zijn, zoals een taxateur die de waarde van de activa van de cliënt zal bepalen voor een advocatenkantoor dat de scheiding van de cliënt behandelt.

Ten slotte is een disclaimer die de intentie van de uitgevende instelling vermeldt om haar taken naar beste vermogen te vervullen een standaardonderdeel van het vierde deel. De kosten voor deze service worden ook vermeld. Aan het einde van de opdrachtbevestiging ondertekenen en dateren alle betrokken partijen het papierwerk om het contract te voltooien.