Vad är förlovningsbrev?

Förlovningsbrev är mycket vanliga verktyg som fungerar som kontrakt för tjänster mellan grupper. Skatterådgivare, advokater och andra serviceinriktade yrken tillhandahåller dessa dokument till kunderna. Specifikationerna för varje förlovningsbrev är olika, men de innehåller i allmänhet fyra distinkta delar av kontraktet.

Den första delen av förlovningsbrev handlar alltid om de tjänster som tillhandahålls till klienten. Beroende på utgivaren av brevet, kan den föreskriva allt från en revisor som gör en granskning av en klients specifika konton till något mer öppet, till exempel en advokats juridiska behållaravtal. Denna del av brevet delar vanligtvis också upp de specifika ansvarsområdena, t.ex. vilka uppgifter revisorn kommer att utföra och vilka resultat eller rapporter som kommer att tillhandahållas till klienten, om någon.

Den andra delen av förlovningsbrev innehåller vanligtvis alla specifika varningar till det ansvar och tjänster som tillhandahålls. Det är här utgivaren av brevet förklarar eventuella begränsningar för att utföra arbete och vilka möjliga konsekvenser det kommer att bli. Ett exempel är ett bokföringsföretag som säger att det behöver tillgång till poster under en viss tid eller att det inte kan garantera leverans av sin revision. Leveranstiden för dessa tjänster, så kallad tidsfristen, täcks också i detta avsnitt. Det gör tidsförväntningarna tydliga för båda parter och erkänner att underlåtenhet att uppfylla denna tidsfrist är ett brott mot kontraktet.

Kundhjälp anges tydligt i det tredje avsnittet i de flesta förlovningsbrev. Det här avsnittet avser att ange vilken hjälp, om någon, klienten förväntas ge utgivaren av brevet. Detta omfattar många uppgifter men avser vanligtvis att fylla i pappersarbete eller öppna konton. I detta avsnitt anges vanligtvis att en avgift kommer att läggas till om klienten inte hanterar detta ansvar. Detta är också den del av brevet som adresserar alla externa entreprenörer som kommer att behövas, till exempel en värderare som kommer att bestämma värdet på klientens tillgångar för ett advokatbyrå som hanterar klientens skilsmässa.

Slutligen är en ansvarsfriskrivning som anger emittentens avsikt att utföra sina uppgifter enligt bästa förmåga en standarddel i det fjärde avsnittet. Avgiften för denna tjänst anges också. I slutet av förlovningsbrevet kommer alla berörda parter att underteckna och datera pappersarbetet för att slutföra kontraktet.