Wat zijn de beste tips voor het schrijven van een prestatie-evaluatiebrief?

Bij het schrijven van een prestatie-evaluatiebrief moet iemand het doel van de brief in een grotere context bekijken en informatie verstrekken aan de geëvalueerde persoon die nuttig en zinvol is. Er zijn een aantal benaderingen die kunnen worden gebruikt bij het evalueren van de prestaties van een persoon, waaronder zowel kwantitatieve als kwalitatieve methoden, hoewel een evaluatie die beide omvat meestal het meest effectief is. Mensen die het onderwerp zijn van een prestatie-evaluatiebrief, zoals werknemers bij een bedrijf, moeten ook de consequenties van een slechte evaluatie of de voordelen voor een uitstekende evaluatie begrijpen, zoals proeftijdvoorwaarden en loopbaanontwikkeling.

Het doel van een prestatie-evaluatiebrief zou een impact moeten hebben op de daadwerkelijke creatie van die brief. Iemand die bijvoorbeeld een brief schrijft om de prestaties van een werknemer op jaarbasis te evalueren, moet zeker informatie bevatten die nuttig is voor de beoordeelde persoon als een lopende werknemer. Een prestatie-evaluatiebrief, geschreven als een aanbevelingsbrief, is daarentegen meestal niet bedoeld als een manier om de verbetering van een medewerker te bevorderen, maar om zijn of haar sterke en zwakke punten te benadrukken. Een goed begrip van dit primaire doel van de brief kan de persoon die het schrijft leiden.

Zodra het doel wordt begrepen door iemand die een prestatie-evaluatiebrief schrijft, moet hij of zij de best mogelijke evaluatiemethode kiezen. In sommige situaties moet een kwantitatieve evaluatie worden overwogen die betrekking heeft op specifieke aantallen, zoals verkoopcijfers of tijd besteed aan een project. Niet alle banen kunnen echter kwantitatief worden geanalyseerd en daarom kan een kwalitatieve prestatie-evaluatiebrief waarin opmerkingen en de mening van anderen worden behandeld om de sterke en zwakke punten van een persoon in overweging te nemen, de voorkeur hebben. Elk van deze methoden heeft echter inherente zwakke punten en zoveel evaluatoren gebruiken ze bij voorkeur samen voor een effectievere evaluatie.

Terwijl iemand een prestatie-evaluatiebrief schrijft, moet hij of zij er ook voor zorgen dat het onderwerp van de evaluatie het belang van het proces begrijpt. Als werknemers binnen een bedrijf doorgaans in aanmerking komen voor promotie die sterk is gebaseerd op de resultaten van een dergelijke evaluatie, moeten ze dat begrijpen. Het doel van een prestatie-evaluatiebrief is niet om werknemers of anderen te verrassen met een analyse van hun werk, maar om nuttige en zinvolle feedback te geven over hun prestaties. Oneerlijke evaluaties of promotiepraktijken kunnen leiden tot ontevredenheid van medewerkers, verlies van werknemers en zelfs rechtszaken; een beoordelaar moet ervoor zorgen dat methoden worden gebruikt die een eerlijke en onpartijdige analyse van vaardigheden bieden, in combinatie met duidelijke communicatie die werknemers helpt te begrijpen wat van hen wordt verwacht.