Hva er de beste tipsene for å skrive et evalueringsbrev?

Når du skriver et resultatevalueringsbrev, bør noen vurdere formålet med brevet i en større kontekst og gi informasjon til den evaluerte personen som er nyttig og meningsfull. Det er en rekke tilnærminger som kan brukes til å evaluere ytelsen til et individ, inkludert både kvantitative og kvalitative metoder, selv om en evaluering som inkluderer begge deler vanligvis er mest effektiv. De menneskene som er gjenstand for et resultatevalueringsbrev, for eksempel ansatte i et selskap, bør også forstå konsekvensene av en dårlig evaluering eller fordelene for et utmerket brev, for eksempel prøvetiltak og karriereutvikling.

Hensikten med et resultatevalueringsbrev skal ha betydning for selve opprettelsen av brevet. Noen som skriver et brev for å evaluere ytelsen til en ansatt på årlig basis, for eksempel, bør sørge for å inkludere informasjon som er nyttig for den evaluerte personen som en pågående ansatt. Et resultatevalueringsbrev skrevet som anbefalingsbrev er derimot vanligvis ikke ment som en måte å fremme forbedring av en ansatt, men for å fremheve hans eller hennes styrker og svakheter. En forståelse av dette hovedformålet med brevet kan lede personen som skriver det.

Når formålet er forstått av noen som skriver et resultatevalueringsbrev, bør han eller hun velge den beste evalueringsmetoden som mulig. I noen situasjoner bør en kvantitativ evaluering som omhandler spesifikke tall, som salgstall eller tid brukt på et prosjekt, vurderes. Ikke alle jobber kan imidlertid analyseres kvantitativt, og et kvalitativt evalueringsbrev som omhandler observasjoner og andres synspunkter for å vurdere en persons styrker og svakheter kan være å foretrekke. Hver av disse metodene har iboende svakheter, og så mange evaluerere foretrekker å bruke begge sammen for en mer effektiv evaluering.

Når noen skriver et evalueringsbrev, skal han eller hun også sørge for at emnet for evalueringen forstår viktigheten av prosessen. Hvis ansatte i et selskap typisk er kvalifisert for promotering basert sterkt på resultatene av en slik evaluering, bør de forstå det. Hensikten med et resultatevalueringsbrev er ikke å overraske ansatte eller andre med en analyse av arbeidet deres, men å gi nyttige og meningsfulle tilbakemeldinger til dem angående deres prestasjoner. Urettferdig evaluering eller opprykkspraksis kan føre til ansattes misnøye, tap av arbeidstakere og til og med søksmål; en evaluerer skal være forsiktig for å sikre at metoder brukes som gir en rettferdig og upartisk analyse av ferdigheter, kombinert med tydelig kommunikasjon som hjelper de ansatte til å forstå hva som forventes av dem.