Wat zijn de meest voorkomende richtlijnen voor voorstellen?
Voorstellen zijn bedrijfsdocumenten die normaal voor een of twee doeleinden worden gebruikt. Vaak wordt een voorstel opgesteld naar aanleiding van een vraag van een potentiële klant. Op andere momenten is het document opgesteld om een zakelijk idee te pitchen aan iemand die in staat is om financiering of andere ondersteuning te bieden. In beide gevallen is er een kern van richtlijnen voor voorstellen die de kans op een positieve reactie op het document altijd vergroten.
Wanneer een potentiële klant een formele Request For Proposal of RFP heeft uitgegeven, is veel van het werk al van tevoren gedaan. De RFP zal u vertellen welke gegevens in het voorstel moeten worden opgenomen voordat deze worden overwogen. In veel gevallen zal de RFP ook dicteren hoe die gegevens worden gepresenteerd en gerangschikt. Door de tekst en termen in de RFP te gebruiken, wordt het veel eenvoudiger om een voorstelsjabloon te ontwerpen dat indruk op de ontvanger zal maken en uw kansen op het verdienen van het bedrijf vergroot.
Voorstelrichtlijnen bepalen ook dat u de tekst van uw voorstel duidelijk en nauwkeurig moet houden. U wilt de belangrijkste voorstelideeën zo direct mogelijk overbrengen. Dit minimaliseert de kans dat iemand die het afgewerkte voorstelformaat leest, halverwege zijn interesse verliest en door gaat naar het voorstel dat door uw concurrentie is ingediend. Vermijd jargon of technische termen, tenzij de richtlijnen van het voorstel in de RFP dit soort verb verb specifiek toestaan.
Naast duidelijkheid zijn goede spelling en interpunctie uiterst belangrijk voor het succes van het voorstel. Veel te vaak wordt een anders briljant voorstel weggegooid, simpelweg omdat de fouten in de tekst het moeilijk maken om te lezen. Richtlijnen voor het voorstel vereisen dat het document grondig wordt gecontroleerd op spelfouten of leestekens voordat het voorstel ooit wordt ingediend.
Wanneer de RFP geen elementen specificeert zoals het gebruik van visuele elementen of het opnemen van een titelpagina, vereisen algemene richtlijnen voor voorstellen dat dit soort extra's worden toegevoegd aan het voltooide document. Illustraties, logo's, tabellen en andere afbeeldingen helpen het grimmige uiterlijk van de tekst te doorbreken en zorgen voor wat verfrissing voor het oog als het document wordt gelezen. Maak echter verstandig gebruik van visuele elementen. Als u ze zonder duidelijke reden invoegt, schaadt dit daadwerkelijk de effectiviteit van uw voorstel, omdat anderen zich zullen afvragen wat u probeert te verbergen achter al die buitensporige etalage.
Het volgen van basisvoorstelrichtlijnen zal het potentieel van uw voltooide document aanzienlijk vergroten om het beoogde doel te bereiken. Als u geen formeel verzoek om een voorstel ontvangt en geen idee hebt waar u moet beginnen, maak dan gebruik van voorbeeldvoorstellen om enkele algemene ideeën te krijgen over hoe u verder moet gaan. Met een beetje oefening kunt u binnenkort een voorstel voorbereiden dat nauwkeurig, leesbaar, goed georganiseerd en zeer waarschijnlijk is om u te helpen het bedrijf of de ondersteuning die u zoekt te bereiken.