Hva er de vanligste retningslinjene for forslag?

Forslag er forretningsdokumenter som normalt brukes til ett av to formål. Ofte utarbeides et forslag som svar på et spørsmål fra en potensiell kunde. Andre ganger er dokumentet utarbeidet for å kunne gi en forretningsidé til noen som kan tilby finansiering eller annen støtte. I begge tilfeller er det et kjernesett med retningslinjer som alltid vil øke sjansene for å få et positivt svar på dokumentet.

Når en potensiell kunde har utstedt en formell forespørsel eller RFP, er mye av arbeidet allerede gjort på forhånd. RFP vil fortelle deg hvilke data som må inkluderes i forslaget før de vil bli vurdert. I mange tilfeller vil RFP også diktere hvordan disse dataene blir presentert og ordnet. Å bruke teksten og begrepene i RFP vil gjøre det mye enklere å designe en forslagsmal som vil imponere mottakeren og øke sjansene dine for å tjene bedriften.

Forslagets retningslinjer tilsier også at du holder teksten til forslaget klart og presist. Du ønsker å få ideene til hovedforslaget på en så direkte måte som mulig. Dette vil minimere sjansene for at noen som leser det ferdige forslagformatet, mister interessen halvveis gjennom og går videre til forslaget som er sendt inn av konkurransen. Unngå å bruke slang eller tekniske termer, med mindre forslagets retningslinjer i RFP spesifikt gir rom for ordbruk av denne typen.

Sammen med klarhet er riktig stavemåte og tegnsetting ekstremt viktig for at forslaget skal lykkes. Altfor ofte kasseres et ellers strålende forslag, ganske enkelt fordi feilene i teksten gjør det vanskelig å lese. Retningslinjer for forslag krever at dokumentet sjekkes grundig for alle typer stave- eller tegnsettingsfeil før forslaget noen gang blir sendt inn.

Når RFP ikke spesifiserer elementer som bruk av visuelle elementer eller inkludering av en tittelside, krever generelle forslag til retningslinjer at disse typer statister legges til det ferdige dokumentet. Utklipp, logoer, tabeller og andre bilder er med på å bryte opp det sterke utseendet på teksten, noe som gir litt forfriskning for øyet når dokumentet leses. Bruk imidlertid visuelle elementer med omtanke. Å sette dem inn uten noen åpenbar grunn vil faktisk skade effektiviteten til forslaget ditt, siden andre lurer på hva du prøver å gjemme deg bak altfor overdreven vindusdressing.

Å følge de grunnleggende forslagene for retningslinjer vil øke potensialet i det ferdige dokumentet ditt for å oppnå det tiltenkte målet. Hvis du ikke får en formell forespørsel og ikke aner hvor du skal begynne, kan du bruke eksempler på forslag for å få noen generelle ideer om hvordan du kan gå frem. Med litt øvelse vil du snart kunne utarbeide et forslag som er nøyaktig, lesbart, godt organisert og med stor sannsynlighet for å hjelpe deg med å oppnå å vinne virksomheten eller støtten du søker.