Was sind die häufigsten Richtlinien für Vorschläge?
Vorschläge sind Geschäftsdokumente, die normalerweise für einen von zwei Zwecken verwendet werden. Häufig wird ein Angebot als Antwort auf eine Anfrage eines potenziellen Kunden erstellt. Zu anderen Zeiten wird das Dokument erstellt, um jemandem, der in der Lage ist, Finanzierung oder andere Unterstützung anzubieten, eine Geschäftsidee vorzustellen. In beiden Fällen gibt es einen Kernsatz von Richtlinien für Vorschläge, die die Chancen erhöhen, eine positive Antwort auf das Dokument zu erhalten.
Wenn ein potenzieller Kunde eine formelle Angebotsanfrage oder ein RFP erstellt hat, ist ein Großteil der Arbeit bereits im Voraus erledigt. In der Ausschreibung erfahren Sie, welche Daten in das Angebot aufgenommen werden müssen, bevor es berücksichtigt wird. In vielen Fällen bestimmt das RFP auch, wie diese Daten dargestellt und angeordnet werden. Die Verwendung des Textes und der Begriffe in der Ausschreibung erleichtert das Entwerfen einer Angebotsvorlage, die den Empfänger beeindruckt und Ihre Gewinnchancen erhöht.
Nach den Richtlinien für Vorschläge müssen Sie den Text Ihres Vorschlags klar und präzise halten. Sie möchten die wichtigsten Vorschläge so direkt wie möglich vermitteln. Dadurch wird die Wahrscheinlichkeit minimiert, dass jemand, der das fertige Angebotsformat liest, auf halbem Weg das Interesse verliert und zum von Ihrem Wettbewerb eingereichten Angebot übergeht. Vermeiden Sie die Verwendung von Umgangssprache oder Fachbegriffen, es sei denn, die in der RFP enthaltenen Richtlinien für Vorschläge erlauben ausdrücklich die Verwendung solcher Ausdrücke.
Neben der Klarheit sind die korrekte Rechtschreibung und Zeichensetzung für den Erfolg des Vorschlags von größter Bedeutung. Viel zu oft wird ein ansonsten brillanter Vorschlag verworfen, einfach weil die Fehler im Text die Lesbarkeit erschweren. Nach den Richtlinien für Vorschläge muss das Dokument gründlich auf Rechtschreib- oder Interpunktionsfehler überprüft werden, bevor der Vorschlag eingereicht wird.
Wenn im RFP keine Elemente wie die Verwendung visueller Elemente oder die Einfügung einer Titelseite angegeben sind, müssen nach allgemeinen Richtlinien für Vorschläge diese Arten von Extras zum fertigen Dokument hinzugefügt werden. ClipArt-Grafiken, Logos, Tabellen und andere Bilder helfen dabei, das klare Erscheinungsbild des Texts aufzulösen, und erfrischen das Auge beim Lesen des Dokuments. Verwenden Sie visuelle Elemente jedoch mit Bedacht. Wenn Sie sie ohne ersichtlichen Grund einfügen, wird dies die Effektivität Ihres Vorschlags beeinträchtigen, da sich andere fragen, was Sie hinter all dieser übermäßigen Fensterdekoration zu verbergen versuchen.
Die Befolgung grundlegender Richtlinien für Vorschläge erhöht das Potenzial Ihres fertigen Dokuments zur Erreichung des beabsichtigten Ziels erheblich. Wenn Sie keine formelle Angebotsanfrage erhalten und keine Ahnung haben, wo Sie anfangen sollen, können Sie anhand von Beispielvorschlägen einige allgemeine Vorschläge zum weiteren Vorgehen erhalten. Mit ein wenig Übung werden Sie in Kürze in der Lage sein, ein Angebot zu erstellen, das genau, lesbar, gut organisiert und sehr wahrscheinlich dazu beiträgt, das gewünschte Geschäft oder die gewünschte Unterstützung zu gewinnen.