Vilka är de vanligaste riktlinjerna?

Förslag är affärsdokument som normalt används för ett av två syften. Ofta utarbetas ett förslag som svar på en fråga från en potentiell kund. Vid andra tillfällen är dokumentet förberett för att ge en affärsidé till någon som kan erbjuda finansiering eller annat stöd. I båda fallen finns det en grundläggande uppsättning riktlinjer som alltid kommer att öka chansen att få ett positivt svar på dokumentet.

När en potentiell kund har utfärdat en formell begäran om förslag eller RFP är mycket av arbetet redan gjort i förväg. RFP kommer att berätta vilka uppgifter som måste ingå i förslaget innan de kommer att behandlas. I många fall dikterar RFP också hur informationen presenteras och ordnas. Att använda texten och termerna i RFP kommer att göra det mycket lättare att designa en förslagsmall som imponerar mottagaren och ökar dina chanser att tjäna verksamheten.

Förslagets riktlinjer dikterar också att du håller texten i ditt förslag tydlig och exakt. Du vill få idéerna till huvudförslaget på ett så direkt sätt som möjligt. Detta minimerar chansen för att någon som läser det färdiga förslagsformatet från att förlora intresset halvvägs och gå vidare till det förslag som lämnats in av din tävling. Undvik att använda slang eller tekniska termer såvida inte förslagets riktlinjer i RFP specifikt möjliggör ordföring av denna typ.

Tillsammans med tydlighet är korrekt stavning och skiljetecken extremt viktiga för att förslaget ska lyckas. Alltför ofta kasseras ett annars lysande förslag, helt enkelt för att felen i texten gör det svårt att läsa. Förslagets riktlinjer kräver att dokumentet kontrolleras noggrant för alla typer av stavnings- eller skiljeteckenfel innan förslaget någonsin lämnas in.

När RFP inte specificerar element som användning av visuella element eller införande av en titel sida, kräver allmänna förslag riktlinjer att dessa typer av extrafunktioner läggs till i det färdiga dokumentet. ClipArt, logoer, tabeller och andra bilder hjälper till att bryta upp den starka utseendet på texten, vilket ger lite förfriskningar för ögat när dokumentet läses. Använd dock visuella element på ett klokt sätt. Om du sätter in dem utan någon uppenbar anledning kommer det faktiskt att skada effektiviteten i ditt förslag, eftersom andra undrar vad du försöker gömma sig bakom alltför stora fönsterförband.

Att följa de grundläggande förslagsriktlinjerna kommer att förbättra potentialen för ditt färdiga dokument att uppnå det avsedda målet. Om du inte har en formell begäran om förslag och inte har någon aning om var du ska börja, använd provförslag för att få några allmänna idéer om hur du ska gå vidare. Med lite övning kommer du snart att kunna förbereda ett förslag som är korrekt, läsbart, välorganiserat och med stor sannolikhet kommer att hjälpa dig att vinna det företag eller det stöd du söker.