Wat doet een distributieafdeling?
Distributieafdelingen zijn afdelingen die verantwoordelijk zijn voor het ontvangen van artikelen die bij leveranciers zijn besteld en die artikelen naar de juiste divisie of afdeling binnen een bedrijf leiden. Het idee is om een situatie te creëren waarin alle goederen worden verantwoord vanaf het moment dat ze worden afgeleverd, tot en met het moment dat ze worden uitgegeven aan een specifieke eenheid binnen het bedrijf. Het gebruik van een distributieafdeling maakt het zeer eenvoudig om de kosten te beheren en de kans op verspilling te verminderen, en minimaliseert de mogelijkheid dat de productie wordt vertraagd doordat goederen worden doorgestuurd naar de verkeerde afdeling op het moment van levering.
De omvang en reikwijdte van een distributieafdeling varieert van bedrijf tot bedrijf. Over het algemeen worden de inkomende goederen geaccepteerd door een ontvangende afdeling, die verifieert dat de ontvangen goederen van hetzelfde type en dezelfde hoeveelheid zijn als op de begeleidende documenten. Van daaruit worden de goederen in een opslagruimte geplaatst en wordt het papierwerk naar de distributieafdeling doorgestuurd. Daar maken degenen die betrokken zijn bij het proces van distributiebeheer regelingen om de ontvangen goederen door te sturen naar de juiste divisies of afdelingen binnen het bedrijf. Zodra de goederen op de juiste afdeling zijn afgeleverd, registreert het distributiepersoneel de datum en tijd van de levering, die de goederen heeft ontvangen, en markeert vervolgens de transactie als voltooid.
Gebruik maken van een distributieafdeling is op verschillende manieren nuttig. Ten eerste voegt de afdeling een ander beveiligingsniveau toe, omdat nauwgezet onderzoek naar waar deze ontvangen goederen zich momenteel in de pijplijn van het bedrijf bevinden, helpt bij het verminderen van de mogelijkheid van werknemersdiefstal. De hoeveelheid goederen moet overeenkomen met wat wordt getoond als ontvangen door de ontvangende afdeling en moet ook overeenkomen met de hoeveelheden die worden uitgegeven of verdeeld over verschillende afdelingen in de bedrijfsstructuur. Als er een soort afwijking is, kunnen er stappen worden ondernomen om te bepalen waar de afwijking heeft plaatsgevonden, waardoor het gemakkelijker wordt om te identificeren wie de goederen heeft gestolen.
Er zijn meestal verschillende taken van de distributieafdeling die gebruikelijk zijn voor dit type bewerking. Samen met een afdelingsmanager maken meestal een of meer distributiebedrijven deel uit van het distributieteam. De operators werken vaak samen met de ontvangende afdeling om hoeveelheden en soorten goederen te verifiëren, ervoor te zorgen dat ze op de juiste locatie worden bewaard terwijl de distributie naar andere delen van het bedrijf in afwachting is, en bereiden het papierwerk voor dat de verwijdering van de goederen uit opslag en hun transport naar hun bestemming. Sommige operatoren kunnen zich meer richten op de daadwerkelijke afhandeling van de goederen, terwijl anderen de administratieve stappen in het distributieproces behandelen.