Hva gjør en distribusjonsavdeling?

Distribusjonsavdelinger er avdelinger som har ansvaret for å motta varer som er bestilt fra leverandører, og lede disse varene til riktig avdeling eller avdeling i et selskap. Tanken er å skape en situasjon der alle varer blir regnskapsført fra det tidspunkt de leveres, til og med det øyeblikket de blir utstedt til en spesifikk enhet i virksomheten. Bruken av en distribusjonsavdeling gjør det veldig enkelt å administrere kostnader og redusere potensialet for avfall, samt minimere muligheten for at produksjonen blir forsinket på grunn av at varer blir sendt videre til feil avdeling på leveringstidspunktet.

Størrelsen og omfanget av en distribusjonsavdeling vil variere fra en forretningsinnstilling til den neste. Generelt aksepteres de inngående varene av en mottakende avdeling, som bekrefter at varene som er mottatt er av samme type og mengde som gjenspeiles i de medfølgende dokumentene. Derfra blir varene plassert i et lagerområde, og papirene blir sendt videre til distribusjonsavdelingen. Der gjør de som er involvert i prosessen med distribusjonsledelse ordninger for å videresende varene som er mottatt til de rette avdelinger eller avdelinger i selskapet. Når varene er levert til riktig avdeling, registrerer distribusjonspersonalet dato og klokkeslett for leveransen, som mottok varene, og markerer deretter transaksjonen som fullført.

Å benytte seg av en distribusjonsavdeling er fordelaktig på flere måter. For det første legger avdelingen til et nytt sikkerhetsnivå, fordi den nøye granskningen av hvor de mottatte varene for øyeblikket er lokalisert i selskapets rørledning bidrar til å redusere muligheten for ansattstyveri. Mengden på varene må stemme overens med det som vises som mottatt av mottakende avdeling, og må også stemme overens med mengdene som blir utstedt eller distribuert til forskjellige avdelinger i virksomhetsstrukturen. Hvis det er en slags varians, kan det tas skritt for å avgjøre hvor variansen fant sted, og dermed gjøre det lettere å identifisere hvem som kan ha stjålet varene.

Det er vanligvis flere distribusjonsavdelingsjobber som er felles for denne typen operasjoner. Sammen med en avdelingsleder er en eller flere distribusjonsoperatører ofte en del av distribusjonsteamet. Operatørene samarbeider ofte med mottaksavdelingen for å verifisere mengder og typer varer, sørge for at de holdes på riktig sted mens distribusjon til andre områder av selskapet er i påvente, og forberede papirene som gir tillatelse til å fjerne varene fra lagring og deres transport til deres destinasjon. Noen operatører kan fokusere mer på faktisk håndtering av varene, mens andre tar for seg de geistlige trinnene som er involvert i distribusjonsprosessen.