Vad gör en distributionsavdelning?

Distributionsavdelningar är avdelningar som ansvarar för att ta emot artiklar som beställs från leverantörer och som leder dessa artiklar till rätt avdelning eller avdelning inom ett företag. Tanken är att skapa en situation där alla varor redovisas från det att de levererades, till och med det ögonblick som de utfärdas till en viss enhet inom verksamheten. Användningen av en distributionsavdelning gör det mycket enkelt att hantera kostnader och minska potentialen för avfall, samt minimera möjligheten att produktionen försenas på grund av att varor vidarebefordras till fel avdelning vid leveransen.

Storleken och omfattningen på en distributionsavdelning kommer att variera från affärsinställning till nästa. I allmänhet accepteras de inkommande varorna av en mottagande avdelning, som verifierar att de mottagna varorna är av samma typ och kvantitet som återspeglas i de bifogade dokumenten. Därifrån placeras varorna i ett lagringsutrymme och pappersarbetet vidarebefordras till distributionsavdelningen. Där gör de som är involverade i processen för distributionshantering arrangemang för att vidarebefordra de mottagna varorna till rätt avdelningar eller avdelningar inom företaget. När godset har levererats till rätt avdelning registrerar distributionspersonalen datum och tid för leveransen, som mottog varorna och markerar sedan transaktionen som fullständig.

Att använda en distributionsavdelning är fördelaktigt på flera sätt. Först lägger avdelningen till ytterligare en säkerhetsnivå, eftersom den noggranna granskningen av var de mottagna varorna för närvarande finns i företagets pipeline hjälper till att minska möjligheten för anställdas stöld. Varans kvantitet måste matcha vad som visas av mottagningsavdelningen och måste också överensstämma med de kvantiteter som utfärdas eller distribueras till olika avdelningar i företagsstrukturen. Om det finns någon form av varians kan åtgärder vidtas för att avgöra var variansen ägde rum, och därmed göra det lättare att identifiera vem som kan ha stulit varorna.

Det finns vanligtvis flera distributionsavdelningsjobb som är gemensamma för denna typ av operation. Tillsammans med en avdelningschef är en eller flera distributionsoperatörer vanligtvis en del av distributionsteamet. Operatörerna arbetar ofta med den mottagande avdelningen för att verifiera kvantiteter och typer av varor, se till att de hålls på rätt plats medan distribution till andra områden i företaget väntar och förbereda pappersarbete som tillåter att varorna tas bort från lagring och deras transport till sin destination. Vissa operatörer kan fokusera mer på den faktiska hanteringen av varorna, medan andra tar upp de kontoristiska stegen som är involverade i distributionsprocessen.