Wat is een zakelijke workflow?
Een zakelijke workflow is een documentatie van de processen die plaatsvinden tijdens de reguliere transacties van een bedrijf. Dit type workflow wordt meestal afgebeeld met behulp van een grafiek die duidelijk acties en resultaten aangeeft. Andere informatie die kan worden opgenomen in een uitgebreide workflow omvat de personen die bij elke actie zijn betrokken en de documentatie of bronnen die nodig zijn voor verschillende taken.
Het basisformaat voor een workflow omvat verschillende vormen zoals ovalen, rechthoeken en diamanten waarin verschillende taken of beslissingen worden geplaatst. Elke vorm komt overeen met een specifiek type informatie. Deze vormen worden vervolgens verbonden met rechte lijnen of pijlen die de stroom van de ene naar de andere aangeven.
Het doel van de meeste zakelijke workflows is om de manier te beschrijven waarop een bedrijf werkt in een gemakkelijk leesbaar formaat. Met deze grafiek kunnen managers beoordelen hoe het bedrijf presteert en bepalen hoe productief de methoden zijn. Gebreken in het proces waarbij tijd of middelen worden verspild, kunnen vaak snel worden geïdentificeerd in de vorm van een workflow. Deze problemen kunnen vervolgens worden aangepakt door een nieuwe, efficiëntere zakelijke workflow voor te bereiden om de wijzigingen aan te tonen die moeten worden aangebracht.
Workflows kunnen op vele manieren verlopen. Sommigen zullen een enkel pad van actie aangeven. Elke taak leidt duidelijk naar de volgende totdat het proces is voltooid. Andere workflows zorgen voor meerdere eindpunten. Beslissingen komen gedurende het hele proces voor die in meer dan één richting kunnen leiden. Afhankelijk van het aantal beslissingspunten dat in de workflow is geplaatst, kan de grafiek verschillende mogelijke uitkomsten hebben.
Eén doel voor zakelijke workflows is het bepalen van de beste manier om de activiteiten van een bedrijf te integreren met softwareoplossingen. Een gedetailleerde workflow kan helpen bij het identificeren van processen binnen het bedrijf die kunnen profiteren van de toevoeging van computersystemen en automatisering. Veel softwarebedrijven gebruiken deze workflow om vervolgens een softwaresysteem te ontwikkelen dat is aangepast aan het bedrijf in kwestie. Een zakelijke workflow is een gemakkelijke manier om de manier te identificeren waarop een bedrijf werkt en wat zijn behoeften zullen zijn.
In sommige gevallen voert een extern bedrijf een analyse van de zakelijke workflow uit voor een andere vestiging. Het externe bedrijf observeert de dagelijkse functies van de vestiging en analyseert de manier waarop zaken plaatsvinden. Het bedrijf stelt vervolgens een gedetailleerde analyse op van zowel de huidige workflow als voorgestelde wijzigingen die de productiviteit en efficiëntie kunnen verhogen. Een blik van buitenaf kan vaak gebreken aan het licht brengen die binnen het bedrijf te dichtbij zijn om te zien.